آیا اسناد کسب‌وکار شما بعد از وقوع یک بلای طبیعی سالم می‌ ماند؟

زمانی که صحبت از محافظت از اسناد مهم کسب‌وکار باشد، کارهای زیادی هستند که می‌توانید انجام دهید. استفاده‌ی صحیح از کشوها یا کمدهای قفل‌دار باعث می‌شود که اسناد توسط اشخاص غیرمرتبط مورد دست‌درازی قرار نگیرد. گرفتن کپی نیز شما را مطمئن می‌کند که اگر سند شما نابود یا گم شد، همچنان بتوانید نسخه‌ای از آن را در اختیار داشته باشید. اگر هم نگران لکه‌های چای و قهوه روی اسناد هستید، می‌توانید تمامی اسناد را پرس کنید و مطمئن باشید که تا مدتی بسیار طولانی سالم خواهند ماند اما با همه‌ی اینها همچنان نمی‌توانید در برابر یک فاجعه‌ی طبیعی بزرگ از اسناد خود محافظت کنید. شاید فکر کنید که ساختمان اداری شما بسیار قرص و محکم است و هیچ خطری نمی‌تواند آن را تهدید کند. شاید اینگونه باشد و شاید هم نباشد. اگر یک بلای طبیعی مانند سیل، زلزله و غیره ساختمان شما را از بین ببرد، آیا می‌توانید روند کاری خود را بدون وقفه ادامه دهید یا اینکه به خاطر نابود شدن اسناد و باید همه‌چیز را از صفر شروع کنید؟

نگرانی فزاینده در ارتباط با بلایای طبیعی

در سال‌های اخیر شاهد بروز بلایای طبیعی بسیاری در سراسر جهان و ایران بوده‎ایم. در بعضی مناطق سیل‌هایی ویران‌کننده جاری شد که آسیبی جدی به ساختمان‌ها و وسایل موجود در آنها وارد کرد. از طرفی زلزله‌های مکرری را در مناطق مختلف تجربه کردیم که موجب ویرانی تعداد قابل توجهی از ساختمان‌ها شد. حقیقت این است که نمی‌توانیم به طور ۱۰۰ درصدی مطمئن باشیم که ساختمان ما برای همیشه در برابر بلایای طبیعی مختلف مقاومت نشان دهد.

آیا اسناد شما سالم می‌مانند؟

نگرانی اصلی اینجاست که نابودی اسناد چه تأثیری روی کسب‎‌وکار شما خواهد گذاشت. بسیاری از کسب‌وکارها همچنان از سیستم سنتی کاغذی برای ثبت اطلاعات مشتری‌ها استفاده می‌کنند و این اسناد را در زونکن‌ها و کمدهای مخصوص آرشیو کرده و هر زمان که به آنها نیاز داشته باشند، آنها را بازیابی می‌کنند. البته که اطلاعات مشتری، تنها مواردی نیستند که به صورت فیزیکی ذخیره می‌شوند. تعداد قابل توجهی از شرکت‌ها برای ذخیره‌ی رسیدها و اسناد مالی از سیستم کاغذی استفاده می‌کنند؛ حتی بعضی از حوزه‌هایی که شاید از نظر ما بسیار پیشرفته هستند مانند مراکز درمانی نیز همچنان سیستم ذخیره‌ی اطلاعات به صورت فیزیکی را ترجیح می‌دهند. اما اگر سیل، زلزله، آتش‌سوزی یا سایر بلایا باعث تخریب ساختمان شوند، چه اتفاقی برای اسناد می‌افتد؟

اگر گاوصندوق‌های مقاوم در برابر آب، آتش و ضربه داشته باشید و تمامی اسناد مهم را در آنها نگهداری کنید، احتمال دارد که خیلی دچار دردسر نشوید اما در غیر این صورت، باید کل کسب‌وکار خود را از صفر بسازید.

دلیل کافی برای دیجیتالی شدن

حقیقت این است که احتمالاً شما هم متوجه شده‌اید که زمان دیجیتالی کردن تمامی اسناد کسب‌وکار فرا رسیده است. حتی اگر به روش کاغذی عادت کرده باشید و حتی اگر تمامی پرسنل شما برای کار با اسناد کاغذی آموزش دیده باشند، باز هم نمی‌توان انکار کرد که سیستم کاغذی دردسرهای خاص خود را دارد که مدت‌هاست سیستم‌های مدرن مدیریت اسناد به دنبال رفع آنها بوده‌اند و اکنون موفقیت‌های قابل توجهی در این حوزه بدست آماده است.

اسنادی که در فضای ابری ذخیره می‌شوند در هر نقطه‌ای از این دنیای پهناور قابل دسترسی هستند یعنی پرسنل و مشتری‌ها می‌توانند بدون مراجع به شرکت و کاغذبازی‌های معمول کار خود را انجام دهند. همچنین می‌توان اسناد را با روش‌ها و امکاناتی خاص دسته‌بندی کرد تا در صورت لزوم به راحتی و در کمترین زمان بتوان آنها را جستجو و بازیابی نمود. مهم‌ترین ویژگی استفاده از سیستم‌های مدیریت اسناد مبتنی بر فضای ابری این است که اسناد کاملاً در امان هستند و هیچ یک از بلایای طبیعی نمی‌تواند آنها را تهدید کند.

یعنی اگر ساختمان شما تخریب شود و کل وسایل موجود در آن نابود شوند، باز هم اسناد در مکانی کاملاً امن قرار دارند. دسترسی کامل به اسناد باعث می‌شود بتوانید کسب‌وکار خود را با استفاده از یک لپ‌تاپ یا گوشی هوشمند کنترل کنید و به پیش ببرید.

همچنین با توجه به استفاده از پیشرفته‌ترین فناوری‌های امنیتی، هیچ کس به غیر از پرسنل دارای مجوز لازم نمی‌توانند به اسناد دسترسی داشته باشند و این امر خود باعث ارتقای امنیتی اسناد می‌شود. در حالت عادی، ممکن است اسناد کاغذی به هر دلیلی روی میز جا گذاشته شوند و در معرض دید افراد نامربوط قرار گیرند، اما در مورد اسناد دیجیتالی با توجه به استفاده از پروتکل‌های امنیتی نوین چنین اتفاقی نمی‌افتد.

تغییر از کاغذ به فضای ابری

اگر هنوز از سیستم کاغذی استفاده می‌کنید، احتمالاً دلیل قانع‌کننده‌ای برای عدم تغییر آن دارید. شاید فکر می‌کنید اسکن کردن و وارد کردن تمامی اطلاعات قبلی در رایانه زمان زیادی می‌برد یا اینکه پرسنل برای کار با سیستم جدید دچار دردسر می‌شوند. اما حقیقت این است که دیجیتالی کردن اسناد بسیار آسان‌تر از قبل شده است. شما حتی می‌توانید تغییرات را به مرور اعمال کنید؛ یعنی همچنان از سیستم کاغذی بهره بگیرید و همزمان همه‌ی اسناد جدید را در فرمت دیجیتالی هم ذخیره کنید. اکنون، مجهز بودن گوشی‌های موبایل به دوربین‌های باکیفیت باعث شده تا هر کدام بتوانند به خوبی نقش یک اسکنر را بازی کنند و فقط کافی است که عکسی از اسناد را گرفته و وارد سیستم کنید. در دنیای مدرن، اکثر افراد یک فضای ابری برای ذخیره‎سازی اطلاعات شخصی خود دارند و تغییر شما به سمت مدیریت ابری اطلاعات نه‌تنها برای پرسنل سخت و دردسرساز نیست از آن استقبال هم خواهند کرد.

سامان‌صنعت کاویان تمام نیازهای کسب‌وکار شما به سیستم مدیریت اسناد را تأمین می‌کند.

در شرکت سامان‌صنعت کاویان ما به خوبی می‌دانیم که اسناد چقدر برای شما اهمیت دارند و اینکه تغییر سیستم آنها چقدر می‌تواند سخت باشد. همزمان ما می‌خواهیم که اسناد شما در ایمنی کامل باشند و هیچ خطری از لکه‌ی چای گرفته تا زلزله آنها را تهدید نکند. به همین دلیل است که سیستم مدیریت اسناد خود را ارتقا داده‌ایم طوری که بتوان به سرعت به آن دسترسی داشت، اسناد را دیجیتالی و سازماندهی کرد و از هر نقطه‌ای از دنیا با آنها کار کرد.

برای کسب اطلاعات بیشتر راجع به نحوه‌ی ایمن‌سازی کامل اسناد خود در برابر بلایای طبیعی همین الان با کارشناسان ما تماس بگیرید.