قابلیت‌های ایدئال سیستم ثبت اسناد الکترونیک

سیستم ثبت اسناد الکترونیک، در صورت دارا بودن هشت ویژگی، یک سیستم کاملاً ایدئال محسوب می‌شود. برای آگاهی از این موارد با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

ویژگی‌های سیستم ثبت اسناد ایدئال

• ورود و ضبط اسناد

• تنظیم و مرتب‌سازی اسناد

• جستجوی اسناد

• ایجاد و پردازش سند

• اتوماسیون جریان گردش کار

• امنیت اسناد

• داشبورد (پیشخوان) کاربر

• سفارشی‌سازی

ورود و ضبط اسناد: یک سیستم ثبت اسناد الکترونیک در حالت ایدئال باید از مجاریِ زیر اجازه و امکان ورود بدهد:

• اسکنر

• ایمیل

• امکان و دستورالعمل آپلود

• آپلود پرحجم و جمعی

• رَوند اتوماتیک آپلود پرحجم

• خدمات مرتبط با وب‌سایت

تنظیم و مرتب‌سازی اسناد: در ثبت اسناد الکترونیک، روش‌های مرتب‌سازی و اندیکس‌های متفاوتی وجود دارند. در تنظیم و مرتب‌سازی اسناد، وجود قابلیت‌های زیر ایدئال است:

• اندیکس تمامی اسناد

• شماره‌گذاری اتوماتیک اسناد

• شناسایی محتوای اسناد و نمایه‌سازی و اندیکس کردن

• تنظیم فهرست متا دیتا (فراداده)

• تنظیم فهرست تمامی تجدیدنظرها

• زمینه‌های فرعی داده‌کاوی

• تبدیل عکس نوشته به متن در زبان‌های مختلف (OCR)

• پشتیبانی از فرمت‌های مختلف

• امکان گسترش بخشِ فراداده‌ها

جستجوی اسناد:

• جستجوی امن و قدرتمند

• قابلیت جستجوی محتوای متن و فراداده‌ها

• جستجوی پیشرفته در تمامی ویژگی‌های اسناد

• موتور جستجوی دارای قابلیت اندازه‌گیری فعالیت.

ایجاد و پردازش سند: در این مورد، سیستم ثبت اسناد الکترونیک ایدئال، این ویژگی‌ها را دارا خواهد بود:

• ایجاد سند با قالب‌های آماده

• ایجاد پیوند بین اسناد و سوابق سیستم

• پیوند به سیستم ERP / CRM

• ارسال و اشتراک‌گذاری اسناد

• ایمیل اسناد

• مرور اسناد

• ویرایش داخلی اسناد مختلف

• کنترل اسناد داخلی و بیرونی.

اتوماسیون جریان گردش کار: در این مورد، قابلیت‌های سیستم ثبت اسناد الکترونیک ایدئال چنین خواهد بود:

• پردازش سیستماتیک اسناد ورودی

• امکان تنظیم قوانین فردی برای اقدامات مربوط به اسناد

• گردش کار خودکار و دستی

• مسیریابی سند

• مدل‌سازی سفارشی فرآیند کسب‌وکار با ویندوز، گزارش‌ها

• الگوی تأیید چند سطحی

• ایجاد خودکار سوابق بر اساس اسناد

• به‌روزرسانی سوابق بر اساس اسناد.

امنیت اسناد:

• ممیزی دنباله‌دار

• سطوح کاربری

• اجازه‌های دسترسی پیشرفته

• اسناد رمزگذاری شده در سیستم فایل

• فهرست بندی تمامی تغییرات اسناد

• پشتیبانی از SSL

• تغییر مالکیت

داشبورد (پیشخوان) کاربر:

• صندوق ورودی عملیات

• صندوق وردی

• هشدارها و اعلان‌ها

• گزارش داشبورد

• پیگیری و چت

• تقویم داخلی، ایمیل و اس ام اس

سفارشی‌سازی: یک سیستم ثبت اسناد الکترونیک ایدئال باید بتواند سطح مشخصی از سفارشی‌سازی را ارائه کند:

• ایجاد ویندوز و اسناد سفارشی

• ایجاد زمینه‌های سفارشی و گزارش‌ها

• ایجاد عناصر سفارشی سند

• توصیف گردش کار سفارشی

• ایجاد پیشخوان گزارش‌های سفارشی.