گزارشی در مورد شرکت آلن ماتکینز
یک سیستم بایگانی الکترونیک حقوقی نسبت به سیستم‌های مشابه در کسب‌وکارهای دیگر، باید توان پاسخگویی چندجانبه و بیشتری داشته باشد، چراکه مسائل حقوقی، وسعت و پیچیدگی‌های بسیار وسیع‌تری دارند و تقریباً با تمامی کسب‌وکارها و بازارهای موجود در جهان مرتبط هستند و هر شرکت یا کسب‌وکار کوچک یا بزرگی می‌تواند روزی به خدمات حقوقی نیاز پیدا کند.
در این مقاله به بررسی ظرفیت‌های ارائه‌شده توسط بایگانی الکترونیک حقوقی در یکی از شرکت‌های بزرگ حقوقی به نام «آلن ماتکینز» (Allen Matkins) و تحولات شگرفی که پس از استقرار سیستم بایگانی الکترونیک حقوقی در این شرکت حقوقی بین‌المللی ایجاد شده؛ می‌پردازیم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
ارتقای کارایی شرکت حقوقی آلن ماتکینز با استفاده از بایگانی الکترونیک حقوقی
طبق اطلاعات موجود در بخش معرفی در وب‌سایت شرکت حقوقی آلن ماتکینز، دفتر مرکزی این شرکت در «کالیفرنیا» و سایر دفاترش در «لس‌آنجلس»، «اورنج‌کانتی» و «سان‌فرانسیسکو» واقع است و بیش از ۲۰۰ وکیل در زمینه‌های املاک و مستغلات، دادگستری، کار و مالیات در شرکت مذکور به مشتریان بومی و بین‌المللی خدمات ارائه می‌کنند.
این شرکت با ۴۰ سال سابقه‌ی کار، نسبت به حفظ اعتماد مشتریان خود حساسیت ویژه‌ای دارد. «فرانک گیلمن» (Frank Gillman)، مدیر ارشد فناوری شرکت آلن متکینز درباره‌ی استقرار بایگانی الکترونیک حقوقی در این شرکت می‌گوید:
«وکلای دادگستری از جنبه‌ی حرفه‌ای برای دستیابی به اطلاعات ضروری و بهره‌وری بیشترِ کاری، زمان زیادتری صرف می‌کنند. یکی از مسائلی که امروزه در سطح جهان در مورد وکلای دادگستری مطرح است موضوع هوشیاری و قابلیت اخلاقی وکلا در حفظ و نگهداری اسرار مشتریان است.
به‌عبارت‌دیگر، موضوع مربوط به این است که چه کسانی مجاز هستند اسناد مربوط به پرونده‌های یک وکیل دادگستری را ببینند. (هرگونه اشتباه یا سهل‌انگاری در این مورد می‌تواند اعتماد مشتریان یک شرکت حقوقی یا یک وکیلِ حتی بسیار خوش‌نام را در عرض مدت کوتاهی از بین برده و حتی به حیثیت کاری فرد، شرکت و یا هردو، ضربه‌ای جبران‌ناپذیر وارد کند!)
یکی از مزایای فوق‌العاده کاربردی بایگانی الکترونیک حقوقی این است که امنیت کامل اسناد حقوقی را بدون پیچیده کردن روند امور برای همیشه و به‌سادگی تأمین می‌کند.»
چالش‌های شرکت آلن متکینز پیش از استقرار بایگانی الکترونیک اسناد حقوقی
-
وکلا باید می‌توانستند در همه‌جا و هر وقت که موکلان یا خودشان نیاز داشتند، به‌سرعت به تمامی اطلاعات و اسناد موردنیاز دسترسی پیدا کنند.
-
به‌رغم تلاش بسیار مدیران و کارکنان، همچنان مشکلات زیادی در رابطه با مدیریت محتوا و عارضه‌ای به نام پراکندگی محتوا در شرکت وجود داشت.
-
احتمال خدشه‌دار شدن عمدی یا اتفاقیِ امنیت اطلاعات و اسناد حقوقی تا حد نگران‌کننده‌ای مطرح بود.
مزایای استفاده از مدیریت و بایگانی الکترونیکی اسناد در شرکت آلن متکینز
-
کلید دستیابی سریع و پاسخگویی به تمامی نیازهای مشتریان در هرکجا و هر زمان، با شیوه‌ای باکلاس و مدرن، توسط سیستم بایگانی الکترونیک حقوقی در اختیار تمامی وکلا و کارکنان مجازِ شرکت آلن ماتکینز گذاشته شد.
-
مدیریت بسیار پیشرفته‌ی ریسک و حفظ امنیتِ تام و تمام اطلاعات و اسناد با حفظ سرعت و سهولتِ دستیابی به اطلاعات و اسناد تأمین گردید.
-
استفاده از نرم‌افزارهای بصری، انجام تمامی موارد فوق را به‌صورت بسیار کاربرپسند و آسان مقدور ساخت.