سیستم بایگانی اداری و مدیریت اسناد

بایگانی و دفترداری بخش اصلی مدیریت اسناد اداری را تشکیل می دهند. با استفاده از روش های علمی و عملی در سیستم بایگانی اداری می توان به بهترین نحو، اسناد را تنظیم، طبقه بندی و نگهداری کرد. سهولت در اجرای سیستم بایگانی اداری، موجب نظم و سرعت در مدیریت اسناد اداری می شود. متداول ترین شیوه ها در سیستم بایگانی اداری به پنج دسته تقسیم می شود:

• سیستم بایگانی اداری الفبایی

• سیستم شماره گذاری حرف اول و دوم

• سیستم شماره گذاری ترکیب حرف و عدد

• سیستم شماره گذاری محدود و مرکب

• سیستم شماره گذاری دهدهی و تاریخی

تجهیزات بایگانی: کمد ریلی

شیوه های مختلف مدیریت اسناد و بایگانی اداری توسط افراد مجرب و با استفاده از برخی تجهیزات انجام می شود. کمدهای بایگانی ریلی یکی از متداول ترین تجهیزات نگهداری اسناد بایگانی هستند که جایگزین قفسه های ثابت شده اند. کمدهای ریلی شامل مجموعه ای از قفسه های بایگانی هستند که توسط نیروی انسانی قابل جابه جایی بوده و سهولت دسترسی بیشتری دارند.

اسکنر بایگانی

به منظور حفظ و نگهداری اسناد حجیم از اسکنر بایگانی استفاده می شود. این وسیله امکان پر رنگ کردن و یا حذف رنگ اسناد را داراست و از سرعت بسیار بالایی نیز برخوردار است. امکان ذخیره و بایگانی اسناد اسکن شده بر روی CD و یا رایانه به طور مستقیم وجود دارد.

سیستم بایگانی اداری الکترونیکی

آرشیو الکترونیکی اسناد با استفاده از نرم افزارهای بایگانی تحول بزرگی را در مدیریت اسناد اداری به وجود آورد. سیستم بایگانی اداری الکترونیکی از ضروری ترین تجهیزات بایگانی در ادارات و سازمان هاست که با شناسایی، تنظیم، طبقه بندی، سهولت دسترسی به اسناد را ایجاد می کند. محافظت از مدارک مهم، فعالیت های دفترداری و تولید اسناد بایگانی همگی با به کارگیری سیستم بایگانی الکترونیکی قابل انجام است.

مزایای سیستم بایگانی الکترونیکی

• تجهیزات بایگانی الکترونیکی و مدیریت دیجیتال اسناد اداری، مشکل بی نظمی مدارک و پرونده ها را به طور کلی از بین می برد.

• حفظ و نگهداری اسناد دیجیتال ایمن تر است و این مدارک دچار فرسایش، پارگی و آسیب های فیزیکی بسیار کمتری از پرونده های کاغذی خواهند شد. مرور زمان و محیط نمی تواند اسناد را مخدوش کند.

• سیستم بایگانی الکترونیکی فضای محدودی را اشغال می کند و نسبت به بایگانی سنتی نیازمند فضای زیادی نیست.

• اسناد دیجیتال نیاز به ویراستاری و صرف هزینه اضافی را ندارند. به روز رسانی و اعمال تغییر در اسناد به سادگی امکان پذیر است.

• امکان استفاده از اسناد دیجیتال در محل های مختلف با استفاده از اینترنت و یا شبکه داخلی میسر است.

• انواع پرونده ها را می توان به صورت اسناد الکترونیکی حفظ و نگهداری کرد. محدودیتی از نظر اندازه کاغذ، حجم پرونده و یا نوع آن وجود ندارد.