تجربه‌ی شرکت New York state Homes

چرا شرکت نیویورک «اِستئیت هامز» از سامانه پرونده های الکترونیک استفاده کرد؟

شرکت نیویورک اِستئیت هامز (New York state Homes) یکی از مؤسسات دولتی شهر «نیویورک» برای خانه‌سازی و نوسازی انبوه درزمینه‌ی مسکن محسوب می‌شود که هدف خود را تلاش برای خانه‌دار شدن شهروندان اعلام کرده است. این شرکت، تحت مدیریتی واحد، پروژه‌های ساختن خانه‌هایی ایمن و دارای محیط سرسبز را در دست دارد.

معاونت بخش فناوری شرکت نیویورک اِستئیت هامز به نام «دوآین آوِرِلی» (Duane Averili) می‌گوید:

«تا قبل از سال ۲۰۰۲ روال کاری ما به اسناد کاغذی متکی بود، از سال ۲۰۰۲ به بعد بود که شرکت ما آرشیوی را به داده‌های دیجیتال اختصاص داد تا در آینده برای همکاری‌ها و بهبود فرآیند کاری از آن استفاده شود.

ما پس از طی سال‌هایی چند و با استفاده از سامانه پرونده های الکترونیک موفق شدیم که صحیح‌ترین اطلاعات را در بین کارکنان و کاربرانمان به اشتراک بگذاریم و آن اطلاعات را به‌طور سریع و صحیح با بهره‌وری بالا کنترل کنیم.

اگر بخواهیم به‌طور خلاصه بگوییم، استفاده از سامانه پرونده های الکترونیک، فرآیند کاریِ شرکت را تسریع کرد و میزان بهره‌وری آن را افزایش داد. در این زمینه برای داشتن روالی هرچه مفیدتر، کارهای دستیِ متکی بر اسناد کاغذی به عملیات دیجیتالی تبدیل شد؛ حتی حدود ۱۰ شرکت که خبرِ نتیجه‌ی عالیِ استفاده از سامانه پرونده های الکترونیک مسکن را توسط ما شنیده بودند، تماس گرفته و در جریان کنترل عالی و دستیابی آسان به هزاران سند که به معنای رهایی از شرایط فلاکت‌بار قبلی بود؛ قرار گرفتند.

اکنون ۵۵۰ نفر از کارکنان ما به‌راحتی هرچه‌تمام‌تر از سامانه پرونده های الکترونیک استفاده می‌کنند و حدود ۷۵۰ نفر دیگر نیز با همین سیستم و آرشیو آن در ارتباط هستند.»

چالش‌هایی که شرکت اِستئیت هامز بدون داشتن سامانه پرونده های الکترونیک با آن‌ها روبرو بود

• استفاده از سیستم متکی بر اسناد کاغذی، هم هزینه‌بر و هم کند بود

• سرعت و دقت عمل در ایجاد؛ جستجو، ویرایش، به اشتراک‌گذاری، کنترل و امنیت اسنادِ کاری وجود نداشت

• در صورت تداوم استفاده از اسناد کاغذی و یا عدم یک‌پارچه‌سازی اسناد و اطلاعات موجود، چشم‌انداز گسترش فعالیت‌های شرکت، نیاز به منابع انسانیِ بسیار بیشتری داشت.

پیشرفت‌های حاصل از به‌کارگیری سامانه پرونده های الکترونیک در شرکت اِستئیت هامز

• دست‌وپا گیر نبودنِ اجرا و استفاده از سامانه پرونده های الکترونیک و ساده بودن استفاده از این سیستم

• گردش صحیح اطلاعات و اسناد کاری

• تبدیل شدن هر سند دریافتی به یک پروسه‌ی کاری به‌صورت اتوماتیک

• امکان برنامه‌ریزی برای عدم نگهداریِ اطلاعات یک‌بارمصرف

• پیروی کردن از یک قالب استاندارد و مشخص برای تمامی اسناد

• پیش‌بینیِ توسعه و هماهنگ شدن سامانه پرونده های الکترونیک با تغییرات و پیشرفت‌های فناوری در آینده

• وفق دادن جزئیات و مراحل کاری شرکت با پسندهای نسل جدید مبتنی بر استفاده از ابزارهای شخصی و گوشی هوشمند

• تحقق صرفه‌جویی‌های چندجانبه (کاغذ، ملزومات، نیروی انسانی) با استفاده از سامانه پرونده های الکترونیک.

• افزایش بهره‌وری شرکت بدون نیاز به افزایش کارکنان.