تجربه‌ی شرکت Santee Cooper

چرا شرکت «سَنتی کوپر» سامانه پرونده‌های الکترونیک را انتخاب کرد؟

شرکت «سنتی کوپر» (Santee Cooper) بزرگ‌ترین تولیدکننده‌ی برق در ایالت «کارولینای جنوبی» با بیش از ۱۶۳ هزار مشتری در منطقه و شهرستان‌های آن است. هم‌چنین شرکت مذکور در توزیع برق، توسط ۲۰ تعاونی در ۴۶ شهرستان شرکت دارد و به‌طورکلی بیش از دو میلیون نفر به‌طور مستقیم و غیرمستقیم در کارولینای جنوبی از خدمات این شرکت استفاده می‌کنند یا با آن در ارتباط هستند.

مدیر بخش اطلاعات این شرکت به نام «ملانی بُدفورد»(Melanie Bodlford)، می‌گوید: «برای شرکت ما ساده‌ترین و کاراترین ابزار موجود، سامانه پرونده‌های الکترونیک تشخیص داده شد.

تسهیل روند ارائه‌ی خدمات عمومی، ارتقای فرآیند تصمیم‌گیری، ارتقای سطح خدمات‌رسانی به مشتریان و هماهنگی روال کاری با قوانین ایالتی و قوانین کشوری، از امکاناتی است که سامانه پرونده‌های الکترونیک در اختیار شرکت ما قرار داده است.

سامانه پرونده‌های الکترونیک با سیاست‌های کاری و ساختاری شرکت و مقررات رسمی آن قابل تطبیق است و نظارت بر نگهداری محتوای سازمانی، از جمله اسناد کاغذی و الکترونیکی را مطابق با سیاست‌های سازمانی و مقررات دولتی فراهم می‌سازد.

یکی از مشکلات بزرگ در استفاده از نرم‌افزارها یا برنامه‌های دیجیتالی، عدم جذابیت برخی از آن‌ها برای کاربرانشان است که خوشبختانه سامانه پرونده‌های الکترونیک از این نظر مورد استقبال کارکنان و کاربران شرکت ما واقع شده است و آن‌ها از فعالیت روزانه‌ی خود در رابطه با این سیستم احساس رضایت خاطر می‌کنند؛ یکی از دلایل این امر، قابلیت ادغام و تطبیق این برنامه با سایر برنامه‌های مبتنی بر وب یا جایگزین شدن آن است.»

چالش‌هایی که شرکت سَنتی کوپر در فقدان سامانه پرونده‌های الکترونیک با آن‌ها روبرو بود

• عدم سرعت و سهولت در همه‌ی بخش‌های جستجو، ایجاد، ویرایش، به اشتراک‌گذاری و حفظ امنیت اسناد

• عدم یکپارچگی در سیستم‌های به کار گرفته شده برای کار با اسناد

• پایین بودن میزان بهره‌وری شرکت به خاطر مسائل فوق

• تأثیر منفی کاستی‌هایِ مرتبط با مدیریت اسناد در رضایت مشتریان.

پیشرفت‌های حاصل از به‌کارگیری سامانه پرونده‌های الکترونیک در شرکت سَنتی کوپر

• ادغام محتواهای اطلاعاتی و اسناد موجود، یکی از مزایای سامانه پرونده‌های الکترونیک است که در شرکت سَنتی کوپر تحقق یافت

• ایجاد قالب‌ها و اتیکت‌هایی خاص که استفاده از آن‌ها همکاریِ مشترک بخش‌های مختلف شرکت را بسیار آسان‌تر کرد

• ایجاد امکان بررسی کلی و داشتن چشم‌انداز گسترده از تمامی اسناد مربوط به یک موضوع

• تسهیل قابل‌توجه در تهیه‌ی گزارش‌ها و آمارهای موردنیاز و تسهیل جستجوی اسناد

• امکان ورود کاربران به تمامی برگه‌های پرونده‌های پیچیده و اسناد چندلایه با سرعت بسیار بالا

• به دلیل آسان شدنِ بسیار زیادِ جستجو، یافتن، ویرایش و به اشتراک‌گذاریِ اسناد، تمرکز کارکنان شرکت بر روی وظایف اصلی خود متمرکز شد و این تغییر، میزان بهره‌وری شرکت را افزایش داد.