زوایایی از بهبود گردش کار با سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد

استفاده از سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد، تغییری ریشه‌ای و بسیار فراتر ازآنچه در تصور دارید در جریان گردش کار مؤسسات و سازمان‌های مختلف ایجاد می‌کند. در این مقاله به بیان بخشی از این تغییرات مثبت می‌پردازیم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

برخی مزایای استفاده از سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد

• سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد با اتوماتیک سازیِ وظایف تکراری پرسنل در رابطه با کلیه‌ی اسناد مختلف، باعث خواهد شد که کارکنان شرکت، به‌طور هوشمندانه در فعالیت‌های مهم‌تر به کار گرفته شوند.

• استفاده از سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد، باعث می‌شود که به‌صورت خودکار، فقط اطلاعات یا اسناد مورد لزوم، انتخاب و وارد گردش کار شوند.

• با استفاده از این سیستم، ایجاد تناسب بیش‌تر و امکان آنالیز دقیق‌تر مراحل و جزئیات مربوط به گردش کار میسر خواهد شد.

• به‌کارگیری سیستم مذکور، ارتباط بین بخش‌های مختلف یک سازمان یا شرکت را بسیار قوی‌تر و سریع‌تر کرده و براثر آن رابطه‌ی کاریِ بین پرسنل، ارتقای چشمگیری پیدا می‌کند.

• استفاده از سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد، کار تیمی در مؤسسات مختلف را به‌طور ریشه‌ای تسهیل می‌کند و به‌طورکلی با استفاده از این سیستم، میزان همگام‌سازی تمامی پرسنل شرکت یا مؤسسه، به اوج خود می‌رسد.

• تشخیص نواقص گردش کار یا وقوع اشتباه در هر مرحله‌ای از فعالیت‌های کاریِ روزانه، به‌صورت اتوماتیک انجام و مشخص می‌شود. چنین تحولی در تمامی ابعادِ گردش کارِ یک شرکت، باعث سهولت مدیریت و صرفه‌جویی در زمان و نیروی انسانی و هزینه‌های ملزومات و سایر موارد خواهد شد و میزان این صرفه‌جویی‌ها بسیار قابل‌توجه خواهد بود.

افزایش بهره‌وری، افزایش سرعت خدمات‌دهی یا تولید؛ ساده‌سازی گردش کار و مراحل آن از مزایای کلی سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد است. این امر به پیشرفت مداوم شرکت شما کمکی اساسی خواهد کرد.

نکته‌ای که باید به آن توجه داشت این است که پایبندی به شیوه‌های قدیمیِ مدیریت اسناد و بایگانی کلاسیک توسط برخی شرکت‌ها، فقط به میزان تولید یا خدمات‌دهی آن‌ها ضربه نمی‌زند بلکه درعین‌حال، چنین شرکت‌هایی همیشه از عدم توان انعطاف‌پذیری در گردش کار، دچار گرفتاری‌های مختلفی خواهند شد و قادر به هماهنگی با ضرورت‌های اقتصاد و تجارت پویا در عصر حاضر نخواهند بود.