تحول سامانه ثبت اسناد الکترونیک در سال‌های اخیر سرعت فوق‌العاده‌ای یافته است. انتخاب نوع خاصی از سامانه ثبت اسناد الکترونیک برای شرکت‌ها و مؤسسات مختلف، اهمیت روزافزونی می‌یابد که به مواردی از آن در مقاله‌ی راهنمای انتخاب انواع مدیریت اسناد الکترونیکاشاره کردیم.
در این مقاله که ترجمه و تلخیص مقاله‌ای از وب‌سایت axerosolutions.com است؛ نگاهی به استقبال جهانی از مدل‌های گوناگون سامانه ثبت اسناد الکترونیک در جهان و مسئله‌های مرتبط با آن در سال ۲۰۱۷ خواهیم داشت؛ با این توضیح که نظر به برخی تفاوت‌های ساختاری در مورد اینترنت و قوانین کسبوکار در اروپا، مزیت‌های ذکرشده برای هر یک از انواع سامانه ثبت اسناد الکترونیک در ایران، می‌تواند مقداری متفاوت باشد، که از طریق تماس با ما می‌توانید به جزئیات آن دسترسی پیدا کنید. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
۱.سامانه ثبت اسناد الکترونیک ابری موردتوجه قرار گرفته است
در ابتدای به‌کارگیری میزبانی ابری (هاست ابری) بسیاری افراد با دیده‌ی تردید به آن می‌نگریستند ولی امروزه سامانه ثبت الکترونیک بر مبنای میزبانی ابری، جای خود را در بین شرکت‌های مختلف باز کرده است.
میزبانی ابری انقلابی در نرم افزارها و برنامه‌ها به وجود آورد، زیرا امکان دسترسی از هرکجا و با هر دستگاهی را به اطلاعات مختلف مقدور کرد.
در سامانه ثبت الکترونیک بر مبنای میزبانی ابری، برای دستیابی با اطلاعات، نیازی به استفاده از یک رایانه‌ی خاص و یا داشتن یک شبکه‌ی بسته ندارید و تمامی نیاز شما اتصال دائم و پرسرعت به اینترنت است.
استفاده از این سیستم برای برخی از کسب‌وکارها می‌تواند بسته به وضعیت اینترنت، مناسب باشد.
۲.یکپارچگی با شبکه‌های اجتماعی اهمیت بیش‌تری یافته است
در حقیقت، امروزه در سراسر جهان این شبکه‌های اجتماعی مختلف هستند که به اینترنت سمت‌وسو می‌دهند. امروزه بیش‌تر انسان‌ها با روشن کردن گوشی‌های هوشمند یا لپ‌تاپ‌هایشان، بی‌اختیار وارد یکی از شبکه‌های اجتماعی می‌شوند.
شبکه‌های اجتماعی، ارتباط‌گیری انسان‌ها را نسبت به استفاده از تلفن و ایمیل بسیار راحت‌تر کرده است، اکنون وسعت پوشش این شبکه‌های اجتماعی، دنیای کاری و تجاری را نیز در بر گرفته، به همین دلیل، فنّاوری شبکه‌ی اجتماعی و مدیریت اسناد و ارسال اسناد از طریق اینترنت با سیستم‌های اصلی شرکت‌ها مطابقت داده می‌شوند و تمایل به این موضوع، روزبه‌روز در حال افزایش است و چنین سیستمی برای نگهداری، ارسال و بازنگری اسناد، خدمات مداومی ارائه می‌کند.
۳.ضرورت توسعه‌ی پلتفرم شرکت برای دستگاه‌های تلفن همراه افزایش یافته است
یکی دیگر از مواردی که در سال‌های اخیر به آن اقبال زیادی نشان داده می‌شود امکان تطبیق سامانه ثبت اسناد الکترونیک شرکت‌ها، با گوشی‌های هوشمند و دسترسی به اسناد از طریق این گوشی‌ها است. لازم است که این عمل در قالبی کاربرپسند نیز ارائه شود.
۴.تقاضا برای پورتال مشتری زیاد است
پورتال، برخلاف وب‌سایت، به منابع و پایگاه‌های مختلفی متصل است و اطلاعات موردنیاز کاربران خود را به شکل دسته‌بندی شده ارائه می‌کند.
مشتریانِ هر شرکت مانند کارکنان آن، شاهرگِ شرکت محسوب می‌شوند. مشتریان مدرن امروزی تمایل به بِرندهای دارای فنّاوری دارند و شما با استفاده از تکنولوژی سامانه ثبت اسناد می‌توانید آن‌ها را نسبت به کسبوکار خودتان علاقه‌مندتر و مرتبط‌تر کنید.
پورتال‌های مربوط به سامانه ثبت الکترونیک، بخصوص در رابطه با مدیریت پروژه‌ها چنین کاری را می‌تواند برای شما انجام دهد. به‌کارگیری این روش نسبت به بسیاری از روش‌های دیگر ساده‌تر نیز هست.
۵.میزان همکاری‌ها افزایش می‌یابد
میزان همکاری‌ها درزمینه‌ی عملیاتِ مرتبط با اسناد الکترونیک در داخل شبکه‌های اجتماعی در حال افزایش است. در این میان، موضوعی تحت عنوان «همکاری محتوایی» اهمیت یافته است. همکاری محتوایی در نرم‌افزارها و برنامه‌های مرتبط با سامانه ثبت اسناد الکترونیک به‌طور روزافزونیمطرح می‌شود.
۶.نرم‌افزارهای مرتبط با گردش کار و مدیریت پروژه‌ها رسمیت یافته‌اند
انواع و اقسام نرم‌افزارهای مدیریتِ پروژه‌های مختلف در حال پدید آمدن هستند و سال‌هاست که در بسیاری از کسب‌وکارها به صورتی مؤثر مورداستفاده قرار می‌گیرند. درزمینه‌ی سامانه ثبت اسناد الکترونیک، شرکت‌ها و مدیرانِ پروژه قادر هستند عملیات خود را یکپارچه‌سازی کرده و برنامه‌ریزی، گردش کار، ارتباطات و مدیریت اسناد خود را در یک زمینه و در فضای مشابه، ساده‌سازی کنند.
۷.مقیاس‌پذیر بودن، بیش‌تر موردتوجه قرار می‌گیرد
آیا همپا با رشد شرکت و کسبوکار شما، سیستم مدیریت فعلی اسناد شما نیز رشد می‌کند؟! به این مسئله دقت کنید تا بتوانید در حال و آینده در حد و اندازه‌ی سازمان خود با دیگران ارتباط و تعامل داشته باشید!
۸.ارائه‌ی خدمات در رابطه با سامانه ثبت اسناد الکترونیک، مقرون‌به‌صرفه‌تر شده‌اند
زمانی نرم‌افزارها و برنامه‌های مرتبط با سامانه ثبت اسناد الکترونیک بسیار گران بودند اما امروزه طراحان و تولیدکنندگان چنین نرم‌افزارهایی به‌خوبی از این موضوع آگاه هستند که برای جهانی شدن و استقبال از محصولات نرم‌افزاری آن‌ها، باید آن را به قیمتی هرچه ارزان‌تر ارائه کنند. پیشرفت‌های فناوری نیز باعث شده که ایجاد سامانه ثبت اسناد الکترونیک علاوه بر صرفه‌جویی‌های بسیاری که در عمل برای هر شرکتی به ارمغان می‌آورد؛ خود نیز ارزان‌تر در دسترس باشد.
شما با توجه به هشت مورد فوق می‌توانید در مورد چگونگی سیاست‌گذاری در مورد سامانه ثبت اسناد الکترونیک اقدام کنید و یا برای کسب اطلاعات بیش‌تر، با سامان صنعت کاویان تماس بگیرید.
