Human Resources

در هزاره‌ی سوم میلادی، شیوه‌های نوین مدیریت منابع انسانی (بخصوص در رشد شرکت‌ها و حتی استارت‌آپ‌های مختلف) حرف نخست را می‌زند. در این مقاله، تجربه‌ی مثبت یکی از مؤسسات منابع انسانی را در استفاده از آرشیو الکترونیک اسناد خواهید خواند. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

چگونه آرشیو الکترونیک اسناد، تغییر کیفی در دپارتمان‌های منابع انسانی ایجاد می‌کند؟

گروه «هیمِن رزوسئس» Human Resources (DHR) Department در سال ۱۹۹۴ در لوس‌آنجلس آمریکا تأسیس شد.

این دپارتمان، امور مشاوره، یافتن، گزینش، هماهنگی و به‌کارگیری نیروهای کار و نیز مشاوره‌های اجتماعی را در گستره‌ی لوس‌آنجلس که یکی از پرجمعیت‌ترین بخش‌های آمریکا است را با حجم کاری بسیار زیادی انجام می‌دهد.

این دپارتمان سالانه حدود ۲۵۰ هزار نفر مراجعه‌کننده دارد و در همین مدت به حدود ۵۵۰۰ اعتراض به طرزی شفاف رسیدگی می‌کند.

تأثیر کار این دپارتمان، مترادف با کاریابی‌های عادی نیست و پیچیدگی‌ها و رشته‌های تخصصی بسیاری دارد، طوری که براثر فعالیت‌های آن، سالانه بیش از سه میلیون دلار در امر استخدام، جذب نیرو و مشاوره‌های کاری و اجتماعی صرفه‌جویی به عمل می‌آید. این دپارتمان از جنبه‌ی حفظ عدالت و برابری در بین کارکنان و کارگران در سطح کشوری و در راستای برنامه‌ی منابع انسانی مربوطه نیز مسئول است.

مدیر ارشد منابع انسانی این گروه، به نام «روزان ظریفیان» (Roozan Zarifian) می‌گوید: «آرشیو الکترونیک اسناد، یک جایگزین قابل‌اعتماد برای کلِ رَوند کارهای دستیِ دپارتمان منابع انسانی شامل تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتال، ارتقای سیستم نگهداری سوابق کارکنان و مشتریان در قالب یک سیستم خودکار مرکزی است.»

یکی دیگر از مدیران دپارتمان مذکور در مورد آرشیو اسناد الکترونیک چنین می‌گوید: «سهولت استفاده و کیفیت بالای سیستم آرشیو اسناد الکترونیکی نیاز کمتری به استفاده از نیروی انسانی را فراهم کرده و علاوه بر آن که سبب صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود، رَوند کاری بسیار پیراسته‌ای را ارائه می‌کند و امکان تجزیه‌وتحلیل اعتراض‌های مشتریان و بهینه‌سازی خدمات‌دهی به آن‌ها را نیز فراهم می‌سازد.»

چالش‌های گروه منابع انسانی DHR پیش از استفاده از آرشیو الکترونیک اسناد

• محدودیت مکانی برای نگهداری حجم عظیمی از پرونده‌های کاغذی که منجر به صرف هزینه‌ی نگهداری اسناد در مراکز جانبی سازمان و خارج از دفتر مرکزی می‌شد.

• عدم وجود شیوه‌ای واحد برای ایجاد اسناد و استفاده از آن‌ها.

• دشواری‌های مربوط به دسترسی به اسناد و یا جایگزینی صحیح آن‌ها در پرونده‌های مربوطه.

• استفاده از روش‌های کهنه باعث بالا رفتن ریسک امنیتی و ریسک عدم انطباق و عدم هماهنگی می‌شد.

مزایای استفاده از آرشیو الکترونیک اسناد در گروه منابع انسانی DHR

• بهینه‌سازی و دسترسی بسیار آسان کارکنان دپارتمان منابع انسانی به اسناد ایجادشده.

• تهیه‌ی صورت‌های مالیِ تأییدشده و قابل‌اعتماد.

• صرفه‌جوییِ سالانه حدود ۳ میلیون و ۴۰۰ هزار دلار پس از استفاده از سیستم آرشیو الکترونیک اسناد.