در دنیای امروز، مدیریت اسناد الکترونیک، تبدیل به یکی از اساسی‌ترین نقطه‌های اتکا برای صاحبان و مدیران شرکت‌ها و مؤسسات مختلف شده است. هرروز، شرکت‌های بیش‌تری در جهان، فایل‌های کامپیوتری و دایرکتوری‌ها را کنار گذاشته و به سراغ برنامه‌ای منسجم برای مدیریت اسناد الکترونیک می‌روند.
در این مقاله به بررسی انواع مدیریت اسناد الکترونیک و نحوه‌ی تشخیص نوع مناسب آن برای پیاده‌سازی در سازمان‌ها و شرکت‌های گوناگون می‌پردازیم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
چه نوع مدیریت اسناد الکترونیک را برای شرکت خود انتخاب کنیم؟
به‌طورکلی چهار نوع زمینه را برای مدیریت اسناد الکترونیک می‌توان برشمرد:
-
برنامه‌های تحت وب: چنین نرم‌افزارهایی یکی از مهم‌ترین برنامه‌های کاربردی برای مدیریت اسناد الکترونیک هستند که با استفاده از آن در بستراینترنت، در هر زمان و مکانی و از هر دستگاهی قادر به دسترسی به اطلاعات موردنیاز با اِعمال محدودیت برای افراد مختلف خواهید بود و نیازی به بسته‌ی نرم‌افزاری سرویس‌گیرنده ندارید.
-
مدیریت اسناد الکترونیک، مبتنی بر سرویس‌گیرنده: این نوع سیستم‌ها می‌توانند دارای امنیت و نیز سرعت بیش‌تری باشند. در هر مرکزِ کاری، یک بسته‌ی سرویس‌گیرنده مورداستفاده قرار می‌گیرد و استفاده از آن‌ها نیازمند برخی توسعه‌های فنی و مدرنیزاسیون است. لازم است چنین برنامه‌ای کاملاً منطبق با نیاز شرکت و اتخاذ بهترین راه‌کار و با مقرون به‌صرفه‌ترین شکل ممکن انجام بگیرد.
-
بانک اطلاعاتی (پایگاه داده): در این روش شما قادر خواهید بود به‌تمامی اسناد و اطلاعات از طریق کانالی مشخص در قالب فایل‌های مختلف و از طریق لینک‌هایی خاص دسترسی پیدا کنید. در این روش، تصاویر و داده‌ها می‌توانند به‌راحتی پیوند داده شوند ولی گاه، مواردی مانند موضوع صدور مجوز (لیسانس) می‌توانند به نکته‌هایی منفی در آن تبدیل شوند.
-
میزبانی ابری (هاست ابری): سیستم میزبانی ابری به نسبت سیستم‌های دیگر، جدیدتر است و امکان ذخیره و مدیریت اسناد الکترونیک را از طریق اینترنت و از راه دور بدون نیاز به سِرور شرکت و از طریق دستگاه‌های مختلف، فراهم می‌سازد، اما معمولاً این خدمت مستلزم پرداخت هزینه‌های مدت‌دار است. میزبانی ابری شبیه به برنامه‌ی تحت وب است اما اطلاعات کاربر به‌جای سِرور یک شرکت در سِرورهای مادر نگهداری می‌شود.