برای بررسی منسجم‌ترِ میزان نیاز شرکت یا کسب‌وکار شما به استفاده از برگه‌ها و اسناد الکترونیکی مهم‌ترین امتیازات این سیستم را در این مقاله برشمرده‌ایم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
۷ مورد از اساسی‌ترین مزایای برگه‌ها و اسناد الکترونیکی
تمایل به استفاده از برگه‌ها و اسناد الکترونیکی برحسب گردش کار و طبیعت هر شرکت یا مؤسسه‌ای می‌تواند متکی به دلایل یا اولویت‌های متفاوتی باشد. برگه‌ها و اسناد الکترونیکی قادر به ایجاد تحولی چشمگیر در شرکت‌ها و کسب‌وکارهای مختلف از طریق ایجاد تغییرات در بخش‌های در پی آمده هستند:
۱. کوچک کردن فضای آرشیو و بایگانی اسناد: هزینه‌ی ابتیاع یا اجاره‌ی املاک تجاری همیشه در حال افزایش است. حتی کوچک‌ترین بایگانیِ غیر مدرن یا نیمه مدرن نیز به فضایی برای قرار دادن چندین قفسه یا کمدهای اداری نیاز خواهد داشت و این موضوع شما را مجبور خواهد کرد که در تدارک داشتن محیط کاریِ وسیع‌تری باشید و از این نظر متحمل زیان قابل‌توجهی شوید. استفاده از سیستم برگه‌ها و اسناد الکترونیکی این نوع هزینه‌ها را برای شما صرفه‌جویی خواهد کرد.
۲. ارتقای فوق‌العاده‌ی سطح امنیت پرونده‌ها و اسناد مختلف: امکان تعریف سطح دسترسی مختلف و چندگانه به اسناد، امکان باخبر شدن از رؤیت هر سند یا تغییر آن توسط هر شخص، امکان ارسال پیام هشدار در مورد برگه‌ها برخی از ده‌ها مزایای امنیتی سیستم برگه‌ها و اسناد الکترونیکی محسوب می‌شوند.
۳. ارتقای سازمان‌دهیِ برگه‌ها و اسناد: برخی اسناد دارای پیچیدگی‌های خاصی هستند که اشتباه در روال کاری آن‌ها می‌تواند یک شرکت را با جرایم مختلف قانونی روبرو کند. سیستم بایگانی دیجیتالی امکان طبقه‌بندی و مدیریت چنین اسناد پیچیده‌ای را در بالاترین و مطمئن‌ترین سطح ممکن فراهم می‌کند.
۴. دسترسی بسیار آسان‌تر و مقرون‌به‌صرفه‌تر به اسناد و پرونده‌ها: به آمار در پی آمده که مربوط به کشورهای صنعتی جهان است توجه فرمایید؛ همین آمار هزینه در سطحی محدودتر در شرایط ما نیز صادق است،
-
هزینه‌ی ایجاد یک سند رسمی ۲۰ دلار است.
-
هزینه‌ی رفع زیان ناشی از یک سندِ غلط تنظیم‌شده ۱۲۰ دلار است.
-
هزینه‌ی جبران خسارتِ یک سند مفقودشده ۲۲۰ دلار است. توضیح این‌که حدود هفت ونیم درصد از اسناد کاغذی به‌نوعی مفقود می‌شوند!
-
کارمندان مرتبط با اسناد کاغذی ۵۰ درصد از زمان کاری‌شان را صرف جستجو کرده و بین ۵ تا ۱۵ درصد از زمانشان را صرف خواندن اسناد کاغذی می‌کنند.
سیستم برگه‌ها و اسناد الکترونیکی هزینه‌ی مفقود و اشتباه شدن سند را به صفر رسانده و سایر موارد را بسیار کاهش می‌دهد.
۱. ارتقای سطح همکاریِ درون‌سازمانی: امکان دسترسی چند سطحی و دسترسی به منابع مختلف و کنترل چندجانبه با استفاده از برگه‌ها و اسناد الکترونیکی مقدور است.
۲. ارتقای سطح پشتیبان گیری به‌منظور حفظ و امنیت اسناد در مواجهه با اتفاقات، حوادث و بلایای طبیعی: امنیت سیستم آرشیو دیجیتال از این نظر نیازی به توضیح ندارد و کامل است.
۳. پاره‌ای از مزایای غیرمستقیم استفاده از برگه‌ها و اسناد الکترونیکی که در مورد آن‌ها کمتر سخن گفته می‌شود:
-
راحتی کار
-
افزایش قدرت رقابت
-
انعطاف‌پذیری سیستم
-
بهبود مشتری مداری.