مدیریت اسناد و آنچه امروز از آن تحت عنوان مدیریت الکترونیک اسناد نام برده می‌شود؛ حاصل بیش از یک قرن تلاش و عبور از فراز و نشیب‌های بسیاری بوده است که چکیده‌ای از آن را در این مقاله تقدیم حضورتان می‌کنیم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
تاریخچه‌ی مدیریت اسناد
تاریخچه‌ی مدیریت اسناد، به‌طور مشخص با اختراع «سیستم فایل‌بندی عمودی» در سال ۱۸۹۸، توسط «ادوین گِرَنْوِل سئیبلز» Edwin Grenville Seibels آغاز شد.
در سیستم فایل‌بندی عمودی، تمامی پرونده‌های کاغذی در کشوهای عمودی کمدها به طرزی خاص دسته‌بندی می‌شدند. این شیوه به‌عنوان شیوه‌ای پایه‌ای، برای مدیریت اسناد در قرن بیستم نیز به کار گرفته شد؛ اما روش فایل‌بندی عمودی، باوجود مزایای خود، ایرادهایی به شرح در پی آمده داشت:
امکان جاگذاری اشتباه برگه‌ها، حجم زیاد کمدهای بایگانی یا قفسه‌های پرونده‌ها، نیاز به زمان و زحمت نسبتاً زیاد برای یافتن یک برگه‌ی خاص، آسیب‌پذیر بودنِ پرونده‌های کاغذی در مقابل آتش‌سوزی و حوادثی با منشأ طبیعی و انسانی!
مدیریت الکترونیک اسناد
از حدود سال ۱۹۳۹ میلادی با اختراع دستگاه فتوکپی و سپس ریزفیلم ها (میکروفیلم‌ها)، تکثیر برگه‌ها به‌عنوان راهی برای به‌کارگیری و جابه‌جایی امن‌تر و سریع‌تر پرونده‌ها درزمینه‌ی مدیریت اسناد به کار گرفته شد.
بزرگ‌ترین نقطه‌ی عطف و پیشرفت در تاریخچه‌ی مدیریت اسناد که منجر به پیدایش سامانه‌های مدیریت الکترونیک اسناد(EDMS) نیز شد؛ با اختراع و به‌کارگیری کامپیوتر و از حدود سال ۱۹۹۰ رقم خورد.
این پیشرفت عظیم، امکان تبدیل میلیاردها برگه‌ی کاغذی را به فایل‌های دیجیتالی ممکن ساخت و در تمامی ادارات و مراکز کسب‌وکار، امکان ایجاد و بایگانی فایل‌های دیجیتالی را فراهم آورد.
هرچند، در ابتدا، مشکلاتی نظیر گسترش محدود کامپیوترها، مسائل امنیت پرونده‌های دیجیتالی و کنترل به‌روزرسانی‌ها وجود داشتند؛ با پیشرفت‌های بعدی و از اواخر دهه‌ی نود میلادی، بسیاری از معایب مدیریت الکترونیک اسناد برطرف شد؛ به‌گونه‌ای که دیگر، فرد می‌توانست با کامپیوتر شخصی خود به‌راحتی به مدیریت اسناد بپردازد.
به‌مرور، شرکت‌های مختلفی درزمینه‌ی مدیریت اسناد تخصص یافته و سامانه‌هایی جدید برای مدیریت الکترونیک اسناد ارائه کردند. هدف تمامی سامانه‌های مدیریت اسناد و ازجمله مدیریت الکترونیک اسناد، افزایش بهره‌وری؛ دسترسی سریع و آسان و امنیت بیش‌تر در عرصه‌ی اسناد مختلف و موارد مربوط به آن بود.
در همین ایام، بهبود عمل کرد موتورهای جستجو تأثیر زیادی درزمینه‌ی مدیریت اسناد گذاشت؛ امکان جستجو در بین میلیون‌ها سند برای کارکنان مرتبط با اسناد گوناگون، (مانند جستجو در گوگل) فراهم شد.
با ادامه‌ی پیشرفت‌های بعدیِ اینترنت و پدید آمدن «خدمات ابری» که استفاده از داده‌ها را از ابزارهای متعدد کامپیوتری و تلفن همراه و از هر مکانی مقدور می‌ساخت؛ به ظرفیت‌ها و امکانات مدیریت الکترونیک اسنادافزوده شد و نیز استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته‌ی مدیریت اسناد رواج یافت.
