استفاده از اسناد و بایگانی دیجیتال تأثیر مستقیم و بسیار مثبتی بر بخش اداری و منابع انسانی هر شرکت یا سازمانی خواهد داشت. در این مقاله به ذکر مهم‌ترین موارد این تأثیرگذاری می‌پردازیم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
بهبود کارایی منابع انسانی با مدیریت الکترونیک اسناد و بایگانی دیجیتال
در نخستین گام، با استفاده از اسناد و بایگانی دیجیتال، کلیه‌ی بخش‌های یک مؤسسه از امور اداری گرفته تا انبار، وظایف روزانه‌ی خود را بسیار سریع‌تر و ساده‌تر انجام خواهند داد. آنچه از آن تحت عنوان دسترسی فوری به بایگانی دیجیتال و اسناد الکترونیک نام برده می‌شود، ثمره‌ی یک سیستم یکپارچه و ساختارمند برای تمامی اسناد مختلف یک شرکت یا سازمان است.
مدیریت الکترونیک اسناد و بایگانی دیجیتال، هرگونه تنوع اسناد و فرم‌های مختلف مالی- اداری را در بخش‌های مختلف، با یک کلیک در اختیار شما قرار می‌دهد. این سیستم، با برنامه‌های مورداستفاده در بخش‌های مختلف نیز قابل تطبیق یا جایگزینی است و همیشه امور مربوط به دسترسی و کار با اسناد مختلف را برای منابع انسانی سازمان مربوطه، خلاصه‌تر، سریع‌تر، راحت‌تر و امن‌تر می‌کند.
حتی اگر مؤسسه‌ای دارای سیستمی مشابه سیستم بایگانی دیجیتال باشد، بازهم خدمات ارائه‌شده توسط ما، به طرزی بسیار چشمگیر، تمامی مزایای ذکرشده (سرعت، دقت، راحتی و امنیت اسناد) را در آن افزایش خواهد داد.
تمامی فرم‌ها و اسناد، ازجمله فرم‌های استخدامی به‌صورت دیجیتالی تکمیل و قابل بایگانی بوده و در یک‌لحظه قابل‌ارائه به طرف سوم و یا دیگر بخش‌های مؤسسه خواهند بود. هم‌چنین امور روزمره‌ی مربوط به اسناد تا حد بسیار زیادی به‌صورت خودکار انجام خواهند شد.
با استفاده از مدیریت الکترونیکی اسناد و بایگانی دیجیتال، تفکیک اسناد روزانه و قدیمی و مدیریت تمامی آن‌ها با نیروی کار یا تعداد ساعات کاریِ کم‌تری قابل انجام خواهد بود. در یک چشم برهم زدن، تمام اسناد شما به‌صورت اندیکس شده و با چندین نوع امکان بررسی، تصحیح، انتقال و جستجو در مقابلتان ردیف خواهند شد!
بخش منابع انسانی با استفاده از اسناد و بایگانی دیجیتال، به اسناد جاری و اسناد بایگانی دسترسی فوق‌سریع داشته و ضمن حفظ جریان مداوم و پرسرعت کار، امنیت بسیار بالایی نیز خواهد داشت؛ این امر، گامی بسیار مؤثر به سمت تحقق «سازمان بدون کاغذ» است و از چندین جنبه موجب صرفه‌جویی در هزینه‌های جاری شرکت نیز خواهد شد.
برای کسب اطلاعات دقیق‌تر درباره‌ی استفاده از مدیریت الکترونیک اسناد و بایگانی دیجیتال در بخش منابع انسانی؛ با سامان صنعت کاویان تماس بگیرید.
