سیستم مدیریت اسناد (DMS) نرم‌افزاری است که به شما این امکان را می‌دهد تا اسناد را به صورت دیجیتالی ذخیره، مدیریت و رهگیری کنید. یک سیستم مدیریت اسناد که عملکرد بهینه‌ای داشته باشد، دسترسی شما را به انواع اسناد مانند قوانین، نقشه‌های راه، روندهای اداری، اطلاعات پرسنل و غیره بسیار آسان خواهد کرد. از همه مهم‌تر اینکه، این سیستم برای مستندسازی نیز بسیار کاربردی است.
درون‌داد اسناد
بسیاری از کسب‌وکارهای فعال در زمینه‌های مختلف، اغلب در کنار فایل‌های دیجیتالی از کاغذ نیز استفاده می‌کنند. سیستم مدیریت اسناد به این کسب‌وکارها کمک می‌کند تا این اسناد را به طرق مختلف از جمله اسکن، ایمیل، عکس از طریق گوشی و غیره در سیستم وارد کنند.
ایندکس کردن اسناد
ایندکس کردن اسناد به فرآیندی گفته می‌شود که طی آن سیستم با استفاده از کلمه‌های کلیدی، اسناد را دسته‌بندی می‌کند. این کار می‌تواند از طریق نام مرجع اسناد یا بخشی از متنی که درون آنهاست انجام شود. بعضی از سیستم‌های مدیریت اسناد، امکان شماره‌گذاری، تشخیص محتوای درون اسناد و استخراج فراداده از طریق فناوری OCR را برای کاربرها فراهم می‌کنند.
جستجوی اسناد
با اینکه ایندکس کردن برای رهگیری اسناد در آینده اهمیت بسیار بالایی دارد، اما تا زمانی که یک موتور جستجوی قوی وجود نداشته باشد ارزش واقعی ایندکس‌ها نمایان نخواهد شد. موتور جستجوی موجود در سیستم مدیریت اسناد ارائه شده توسط سامان‌صنعت این اطمینان را به شما می‌دهد که جستجویی ایمن، بیدردسر و سریع را تجربه کنید.
پردازش اسناد
منظور از پردازش اسناد، تبدیل سندهای دستی یا تایپ‌شده به اطلاعات الکترونیکی است. این تبدیل از طریق فناوری OCR (Optical Character Recognition) انجام می‌شود؛ اسناد کاغذی ابتدا به وسیله‌ی اسکنر یا دوربین موبایل اسکن شده و وارد نرم‌افزار می‌گردند، سپس نرم‌افزار با استفاده از الگوریتم‌هایی پیشرفته، متن موجود در اسناد را استخراج و آن را قابل جستجو و ویرایش می‌کند. همچنین برای تولید سند جدید می‌توان از قالب‌های از پیش تعیین شده در سیستم مدیریت اسناد نیز استفاده کرد.
امنیت اسناد
رمزگذاری اسناد، دسترسی ایمن، محدودیت دسترسی برای اشخاص مختلف، ویرایش اسناد توسط اشخاصی خاص و بسیاری از ویژگی‌های امنیتی دیگر را می‌توان در سیستم مدیریت اسناد پیدا کرد.
رابط کاربری موجود در سیسمت مدیریت اسناد سامان صنعت بسیار ساده و کاربرپسند است. داشبورد برنامه، تمام امکانات اصلی را در خود جای داده تا کاربر بدون کمترین زحمتی از جریان کارها مطلع شود.
مسلماً هر کسب‌وکاری روند اداری و کاری مخصوص به خود را دارد و سیستم مدیریت اسناد نیز این قابلیت را به شما می‌دهد تا با نیازهای خود آن را سازماندهی کنید؛ تمامی گزارش‌ها، شاخص‌ها و دفاتر را می‌توان با توجه به نیاز تنظیم کرد.
تمام ویژگی‌های ذکر شده، به علاوه‌ی ویژگی‌های اختصاصی سیستم مدیریت اسناد سامان‌صنعت به شما این امکان را می‌دهد تا مدیریتی یکپارچه و منظم را روی اسناد کسب‌وکار داشته باشید و در نهایت، با ارتقای اتوماسیون اداری، بازدهی و سرعت فرآیندهای داخلی کسب‌وکار را ارتقا دهید. این سیستم همچنین باعث می‌شود که خطاهای اداری به حداقل برسند، ارتباطات ارتقا پیدا کنند و کارآیی پرسنل بالاتر برود؛ مسائلی که برای کسب‌وکارهای امروزی بسیار مهم و حیاتی هستند.
دسته‌بندی می‌کند. این کار می‌تواند از طریق نام مرجع اسناد یا بخشی از متنی که درون آنهاست انجام شود. بعضی از سیستم‌های مدیریت اسناد، امکان شماره‌گذاری، تشخیص محتوای درون اسناد و استخراج فراداده از طریق فناوری OCR را برای کاربرها فراهم می‌کنند.