تجربه‌ی شرکت Consolis

وقتی از سیستم مدیریت اسناد مهندسی سخن می‌گوییم، سخن از ظرفیت و سرعت عمل بالا در ایجاد، ویرایش، بازیابی، ارسال، بایگانی و حفظ امنیت میلیون‌ها سند در میان است!

یکی از نمونه‌های درخشان پیاده‌سازی سیستم مدیریت اسناد مهندسی مربوط به تجربه‌ی شرکت بزرگ مهندسی «کُنُسلیس» (Consolis) است. برای بررسی چالش‌ها و مزایای سیستم مدیریت اسناد مهندسی با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

چگونه شرکت کنسلیس با سیستم مدیریت اسناد مهندسی از میلیون‌ها سند، استفاده‌ی بهینه می‌کند؟

شرکت مهندسی کنسلیس یک شرکت بزرگ و توانا درزمینه‌ی طراحی تخصصی محصولات بتنی پیش‌ساخته محسوب می شود که از حدود سال ۱۹۹۵ مشغول فعالیت است.

این شرکت در خانه‌سازی و ساختمان‌سازی شهری و روستایی فعالیت دارد و راه‌حل‌ها و طرح‌هایی برای حل مشکلات عمرانی ارائه می‌کند و جزو شرکت‌های پیشروی اروپایی درزمینه‌ی کاری خود محسوب می‌شود. هم‌چنین شرکت کنسلیس در پروژه‌های ساختن خط آهن، پل، تونل، جاده‌سازی و ایجاد فرودگاه در ۲۸ کشور جهان با بیش از ۱۰ هزار کارکن، مشارکت دارد.

مدیر فناوری اطلاعات شرکت کنسلیس به نام «ویتانتونیو لیبریل» (Vitantonio Labarile) می‌گوید: «سیستم مدیریت اسناد مهندسی و پشتیبانی آن واقعاً گره‌گشاست و این سیستم و مجریان آن برای ما تبدیل به یک همکار واقعی و ارزشمند شده‌اند. یکی از مزیت‌های این سیستم، انعطاف‌پذیری فوق‌العاده‌ای آن در مورد کار در بستر اینترنت و ادغام با برخی سیستم‌های دیگر است»

شرکت کنسلیس با استفاده از سیستم مدیریت اسناد مهندسی دسترسی به میلیون‌ها سند را تسهیل کرده است. این شرکت با حجم عظیمی از اسناد مختلف در قالب‌های گوناگون نظیر «پی‌دی‌اف» (PDF)، «وُرد» (Word)، «ایمیل»، متن‌ها و فایل‌های فشرده‌شده (zip) سر و کار دارد.

در شرکت مذکور، روزانه بیش از ۱۰۰۰ نفر از این سیستم استفاده می‌کنند. امکان استفاده از بخش‌های تخصصی و شخصی‌سازی‌شده و جستجو و بازیابی آسان اسناد فراهم است. کاربران برای هر سندی به‌آسانی امکان دسترسی به بخش‌های مشخص، گشایش، بررسی، ویرایش و اشتراک‌گذاری را دارند و تمامی این موارد با یک کلیک ساده انجام می‌شوند.

چالش‌های شرکت کنسلیس پیش از استفاده از سیستم مدیریت اسناد مهندسی

• استفاده‌ی آسان از میلیون‌ها سند موجود در شرکت کنسلیس مقدور نبود.

• بخشی از اطلاعات شرکت با استعفای کارمندان و مسئولان و یا انتقالشان به بخش‌های دیگر یا از دست می‌رفت و یا دسترسی به آن تا مدتی امکان‌پذیر نمی‌شد.

• لزوم استفاده از مکانیزاسیون اسناد اداری به دلیل پاره‌ای مسایل فنی احساس می‌شد.

مزایای استفاده از سیستم مدیریت اسناد مهندسی در شرکت کنسلیس

• به‌عنوان یک نمونه‌ی کوچک، با استفاده از سیستم مدیریت اسناد مهندسی فقط در عرض چند ساعت، عملیات انتقال ۳۰ هزار سند انجام و به پایان رسید.

• قابل‌مشاهده و در دسترس بودن ۱۰۰ درصدِ اسناد شرکت مذکور در هر فرمتی و با هر قدمتی، تحقق یافت.

• اجرای سیستم امنیت اطلاعات، مطابق با استاندارد اتحادیه‌ی اروپا (EU data protection legislation) به انجام رسید.

• دسترسی تمامی کارکنان مجاز به‌تمامی اسناد مورد لزوم حتی از طریق تلفن هوشمند مقدور شد.

• افزایش بهره‌وری شرکت محقق گشت.