بایگانی دیجیتال چیست؟

مستند سازی اسناد و مدارک مکتوب در اولویت کاری همه ارگان های دولتی و خصوصی قرار دارد. اسناد و مدارک مکتوب بخشی از هویت کاری یک نهاد رسمی هستند که می بایست به درستی حفظ شوند. بایگانی دیجیتال،  ذخیره و نگهداری استاد مکتوب به شیوه الکترونیک است که توسط نرم افزارهای مدیریت الکترونیک اسناد انجام می گیرد. سیستم بایگانی دیجیتال شیوه ای نوین در مدیریت اسناد است که تحولی عظیم در شیوه های آرشیو سنتی به وجود آورده است.

استانداردهای سیستم مدیریت معتبر جهانی ، مستندسازی مدارک مکتوب را به عنوان پایه بایگانی در سازمان می‌شناسند. با توجه به رشد روز افزون تکنولوژی در عصر دیجیتال، سیستم بایگانی سنتی، استاندارهای لازم را برای ارزشیابی کیفی به همراه ندارد. از این رو لزوم استفاده از سیستم مدیریت الکترونیک اسناد و بایگانی دیجیتال یک ضرورت اصلی برای همه ارگان های فعال در جهان است.

مزایای بایگانی دیجیتال

• دسترسی و کنترل سریع و آسان

• صرفه جویی در کاغذ، فضا و هزینه ها

• عدم نیاز به افزایش پرسنل

• عدم نیاز به جابجایی فیزیکی مدارک

• عدم سرقت و مفقود شدن اسناد بایگانی

• تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات

• افزایش امنیت جابجایی پرونده ها

• امکان ویرایش پرونده ها وعدم به هم ریختگی

• ایمنی پرونده ها و اسناد محرمانه

ویژگی های بایگانی دیجیتال

• مدیریت آسان اسناد طبق استاندارهای جهانی

• سهولت دسترسی به انبوهی از اطلاعات بایگانی

• آرشیو تخصصی با حجم بالایی از اسناد

• قابلیت استفاده از طریق Web و سیستم عامل Windows

• پایگاه داده های قوی و uptime

• آرشیو اسناد فیزیکی به صورت الکترونیکی

• امکان آرشیو و نگهداری نامحدود اسناد

• امکان تعریف درختی زونکن ها بصورت نامحدود

• تعیین سطح دسترسی به زونکن های درختی و قسمت های مختلف بایگانی بدون محدودیت

• امکان کپی ساختار درختی بایگانی دیجیتال از آرشیو به آرشیو دیگر

• امکان انتقال ساختار درختی بایگانی دیجیتال به یک بایگانی دیگر در صورت نیاز

• سطح بندی فرم های سازمانی در سه سطح مختلف سازمانی بنا بر مصلحت

• تعریف پست های امین برای دسترسی به پرونده های محرمانه با رمزگذاری

• قابلیت ارجاع دسته بندی و یا بخشی از زونکن به افراد ذیصلاح

• امکان جا به جایی اسناد برای نسخه های مختلف نرم افزار بایگانی دیجیتال

• افزودن قابلیت مخفی، خواندنی و ثبت برای زونکن ها با توجه به سطح دسترسی

• امکان مشاهده گردش مدارک و اسناد برای مدیریت سازمان

• امکان اعمال دستورات روی اسناد در حین گردش برای مدیریت سازمان

• امکان افزودن نامحدود کاربران با سطوح دسترسی متفاوت و ویرایش مجدد

و بسیاری مزایای دیگر