تجربه‌ی کتابخانه‌ی پارلمان کانادا

شرایط کتابخانه‌ی پارلمان کانادا و لزوم استفاده از بایگانی دیجیتال منابع

کتابخانه‌ی پارلمان کانادا در سال ۱۸۷۶ بنا شد. این کتابخانه با دارا بودن ۶۰۰ هزار عنوان کتاب و اسناد فرهنگی و ۳۰۰ نفر کارکن، یک منبع عظیم تحقیقاتی به شمار می‌رود.

کتابخانه‌ی مذکور، مخزن اصلی اطلاعات و منابع تحقیقاتی مجلس کانادا نیز هست.

قانونگذاران و اعضای کمیته‌های مختلفِ مجلس از طریق این کتابخانه به اطلاعاتی که برای بررسی مسائل روز و در نظر گرفتن مواد قانون مورد نیاز است، دست می‌یابند. این کتابخانه در حقیقت، پاسخگو بودن دولت را تقویت می‌کند.

کتابخانه‌ی پارلمان با استفاده از بایگانی دیجیتال منابع ساختار جستجوی کتاب‌ها و اسناد علمی و فرهنگی خود را متحول ساخت.

اکنون سیستم بایگانی دیجیتال منابع علاوه بر بهبود کیفیت کارِ کارکنان کتابخانه، به محققان و مراجعه‌کنندگان این اجازه را می‌دهد که تحقیق و جستجوی خود را از همان ابتدا با روالی صحیح آغاز کرده و از ویژگی‌های کاربردی مدیریت الکترونیک اسناد در تمامی مراحلِ نوشتن، ویرایش و انتشار کتاب‌ها یا مقالات خود استفاده کنند و یا اطلاعات موردنیاز را گرد آورند.

مدیر فناوری اطلاعات در کتابخانه‌ی پارلمان به نام «کن کامرون» می‌گوید:

«ما با استفاده از بایگانی دیجیتال منابع، فرآیندی را که تقریباً تماماً به‌طور دستی انجام می‌شد به حالت مکانیزه و خودکار، ارتقا دادیم. مدیریت الکترونیک اسناد به ما در دسترسی و انجام کارهای لازم در مورد هر سندِ موجود در کتابخانه کمک می‌کند.

با استفاده از این سیستم، کارکنان و مسئولان کتابخانه دارای آگاهی و بینشی تام و تمام در مورد تمامیِ اسناد شده‌اند و می‌توانند مکان دقیق هر سندی را به‌راحتی تشخیص دهند. مسئولان کتابخانه با استفاده از این سیستم قادر هستند تنگناهای کاری را تشخیص داده و مشکلات را به‌سرعت حل کنند.»

چالش‌هایی که کتابخانه‌ی پارلمان کانادا بدون داشتن بایگانی دیجیتال منابع با آن‌ها روبرو بود

• نیاز به راه‌حلی اساسی برای تغییر رَوند پیگیری برگه‌های کاری و اسناد کاغذی و نحوه‌ی تنظیم گزارش‌های روزانه احساس می‌شد

• کارهای دستی و سیستم پراکنده و چندپاره‌ی قبلی، میزان کارها را افزایش می‌داد و نیز باعث ردوبدل شدن اطلاعات بیشتر و زاید برای اداره‌ی امور کتابخانه می‌شد

• با توجه به شرایط زمان و حجم اسناد و کتاب‌ها، خودکار شدن امور کتابخانه تبدیل به یک خواست اساسی شده بود

• مشکلاتی در رابطه با اطلاع‌رسانی روزانه به اعضای پارلمان وجود داشت که باید حل می‌شد.

پیشرفت‌های حاصل از به‌کارگیری بایگانی دیجیتال منابع در کتابخانه‌ی پارلمان کانادا

• یک روال کاریِ دیجیتالی مبتنی بر سرعت در ایجاد اسناد پژوهشی، جستجو، انتشار اسناد و برگه‌ها ایجاد شد

• استفاده از بایگانی دیجیتال، کنترل چرخه‌ی تحقیقات را فراهم کرد

• حفظ کتاب‌ها و اسناد به‌عنوان یک میراث ملی و دسترسی امن به تمامی آن‌ها تضمین شد.