تجربه‌ی شرکت حقوقی (Lewis Rice)

استفاده‌ از بایگانی الکترونیکی مدارک حقوقی در شرکت‌هایی با سوابق طولانی می‌تواند متکی به دلایلی قوی باشد. یکی از این شرکت‌ها مؤسسه‌ی حقوقی «لوئیس رایس» است که خواندن تجربیاتش در این زمینه نکته‌های مفیدی را در بر دارد. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

دلایلی که شرکت لوئیس رایس را به استفاده از بایگانی الکترونیکی مدارک حقوقی سوق داد

شرکت حقوقی «لوئیس رایس» (Lewis Rice) از سال ۱۹۰۹ در «سنت لوئیز» آمریکا تأسیس شد و در حال حاضر با بیش از ۱۳۰ وکیل و حدود ۱۴۰ نفر همکار و با نگهداری از بالغ بر ۱۹ میلیون سند، در منطقه‌ی غربِ میانه‌ی آمریکا در تمامی زمینه‌های حقوقی به ارائه‌ی خدمات مشغول است و یکی از شرکت‌های حقوقی پیشرو در این کشور محسوب می‌شود.

این شرکت باسابقه در محیطی که نیاز به ساماندهیِ بسیار دقیق اسناد دارد و در بحبوحه‌ی انفجار اطلاعات و فشار کاری که اولویت‌های دیجیتالی را بیش از پیش به رخ می‌کشد؛ با استفاده از سیستم بایگانی الکترونیکی مدارک حقوقی، خدماتی هرچه مؤثرتر و مطمئن‌تر را به مشتریان خود عرضه کرده است.

مدیر ارشد بخش فناوری و اطلاعات شرکت مذکور به نام «پل اوبرنئفِمِن» (Paul Obernuefemann) می‌گوید:

«با استفاده از امکانات سیستم بایگانی الکترونیکی مدارک حقوقی و ارزش‌افزایی‌های آن در مجموعه‌ی ما، هم کارکنان و هم مشتریانمان تجربه‌ی کاربری و کاربردی بسیار بهتری را شاهد هستند.

ما اکنون در سطح کارکنان و مشتریان خود به راحتی قادر به ایجاد، ویرایش و به‌اشتراک‌گذاری انواع داده‌ها و اسناد مختلف هستیم»

چالش‌های پیشِ روی شرکت حقوقی لوئیس رایس تا پیش از استفاده از بایگانی الکترونیکی مدارک حقوقی

• لزوم داشتن یک مرکز امن برای تمامی مدارک و اسناد حقوقی که دارای نظم و طبقه‌بندی خاص خود باشند.

• عدم وجود امکان کنترل تمامی اسناد و مدارک و عدم امکان پیگیری و ردیابی دسترسی‌هایی که به اسناد انجام شده

• فقدان سهولت دستیابی آسان و سریع به اسناد و مدارک حقوقی و نگه داشتن داده‌ها به‌طور کاملاً ساماندهی شده

• عدم امکان کنترل کامل جریان کاری.

دستاوردهای مثبتِ استفاده از بایگانی الکترونیکی مدارک حقوقی در شرکت «لوئیس رایس»

• درحال حاضر پشتیبانی سیستم مرکزی کنترل اسناد و پست الکترونیکی، عملیات کاری را به شکلی مؤثر حمایت می‌کند

• محقق شدن سهولت و سرعت در دستیابی به  اطلاعات و اسناد حقوقی و توانایی طبقه‌بندی و ساماندهی مدارک و اطلاعات حقوقی به‌طور دقیق

• افزایش بهره‌وریِ تمامی وکلای شرکت

• ارتقای سطح خدمات‌دهی به مشتریان شرکت

• حفظ ثبات کاری و امنیت اسناد با استفاده از بایگانی الکترونیکی مدارک حقوقی

• ایجاد پتانسیل گسترش فعالیت‌های کاری از نظر کار با اسناد و داده‌ها.