Oil Search

مفهوم اسناد الکترونیک یک مفهوم ایستا نبوده بلکه یک مفهوم پویا است که هرروز دستخوش تحولات و پیشرفت‌های بیشتری می‌شود. در این مقاله به بررسی نقش مثبت اسناد الکترونیک و به‌کارگیری آن در شرکت‌های مرتبط با اکتشاف و بهره‌برداری نفت، طیِ بیان تجربه‌ی شرکت «اویل سئرچ» (Oil search)، می‌پردازیم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

نمونه‌ای از به‌کارگیری اسناد الکترونیک در صنعت نفت

شرکت «اویل سئرچ» در سال ۱۹۲۹ در «پاپوآ»‌یِ «گینه‌ی نو» تأسیس شد. این شرکت به اکتشاف و بهره‌برداری از افزون بر ۹۸ درصدِ چاه‌های نفت و گاز کشور مذکور اشتغال دارد و دارای سوابق بسیار زیاد درزمینه‌ی کاریِ خود است.

«دانیل اسمیت» (Daniel Smith) مدیر اطلاعات سازمانیِ شرکت اویل سئرچ درباره‌ی استفاده از سیستم اسناد الکترونیک می‌گوید:

«من متوجه شدم که استفاده از سیستم مدیریت الکترونیک اسناد، تمامی نیازهای شرکت ما را در سطحی پیشرفته‌تر برطرف کرده و در ضمن، باعث یک صرفه‌جویی بسیار قابل توجه در هزینه‌های داخلی سازمان و هزینه‌های مرتبط با مالکیت، به میزان ۳۰ درصد می‌شود. استفاده از چنین سیستمی سرعت کارِ ما را بسیار بالا برده است»

اهمیت امنیت اسناد حساس مهندسی نفت و گاز بر کسی پوشیده نیست و شرکت اویل سئرچ به سیستمی یکپارچه و کارآمد نیاز داشت که در لحظه، اجازه و امکان استفاده‌ی سریع از اسناد مربوطه را به مهندسان موردنظر در حد تعریف‌شده، بدهد. این موضوع به‌نوعی دیگر در رابطه با شرکت‌هایی که شرکت اویل سئرچ با آن‌ها همکاری داشت نیز صادق بود و اکنون با استفاده از آرشیو دیجیتال، رَوند همکاری بین این شرکت با شرکت‌های دیگر نیز به‌خوبی و با سرعت بالا در حال انجام است.

حساسیت ناشی از تعهدات شرکت‌های نفت و گاز در مورد حفظ محیط‌زیست نیز یکی دیگر از دلایل استفاده از اسناد الکترونیک در این شرکت بود؛ زیرا هرگونه اشتباه در جریان ایجاد، تأیید و دستیابی به اسناد و فایل‌های مربوطه می‌توانست موجب بروز زیان‌ها یا حتی فاجعه‌های زیست‌محیطی و درنتیجه تحمیل خسارت به شرکت و نیز وارد آمدن زیان به محیط‌زیست شود.

از سوی دیگر، عدم پالایش و دسته‌بندی‌های کیفی و کمّیِ اطلاعات، هزینه‌های اکتشاف و بهره‌برداریِ نفت و گاز را افزایش می‌داد.

برخی از چالش‌های شرکت اویل سئرچ، پیش از استفاده از سیستم اسناد الکترونیک

• مشکل ایجاد و دسترسی سریع و راحت به پرونده‌ها

• عدم امنیت کافی ازلحاظ حفظ پرونده‌ها و اطلاعات، بخصوص هنگامِ به اشتراک‌گذاری آن‌ها

• بالا رفتن میزان خطرات (ریسک‌های کاری) و کاهش هماهنگی به دلیل تأخیر در انتقال داده‌ها و اطلاعات مورد لزوم که این امر موجب کاهش امنیت محیط کار نیز می‌شد.

مزایای استفاده از اسناد الکترونیک در شرکت نفتِ اویل سئرچ

• سرعت فوق‌العاده زیاد درزمینه‌ی ایجاد، ویرایش، به اشتراک‌گذاری و بایگانی، با استفاده از سیستم اسناد الکترونیک

• تحول کیفی و افزایش هماهنگی و بهره‌وری در امور داخلی شرکت

• دستیابی به هماهنگی پیشرفته و سطح بالا با دیگر شرکت‌های همکار

• صرفه‌جوییِ ۳۰ درصدی در مجموعِ هزینه‌های داخلی و هزینه‌های مالکیت، بر اثر استفاده از اسناد الکترونیک.