تجربهی شرکت سلمر Selmer
دلایل شرکت «سلمر» برای استفاده از پرونده های الکترونیکی مشاوره
شرکت «سلمر» (Selmer) یکی از بزرگترین شرکتهای حقوقی واقع در شهر «اسلو» در نروژ است که در سال ۱۹۸۵ تأسیس شده. در این شرکت حدود ۱۲۰ وکیل فعالیت دارند. سلمر در مورد سرمایهگذاریها و رهایی از ورشکستگی نیز مشاورههای تخصصی به انواع صنایع و بانکها ارائه میکند.
بنیانگذاران این شرکت در معرفی خود بر این نکته تأکید میکنند که با وجود اینکه شرکتهای برخی از رقبای آنها بیش از یکصد سال سابقه دارند؛ ولی آنها توانستهاند با نگاهی مدرن در مدتی بسیار کمتر از آنها خود را در عرصههای حقوقی و ارائهی مشاورههای خاص در زمینههای کسبوکار و صنعت بهخوبی مطرح کنند. این شرکت، در خارج از نروژ نیز فعالیت دارد.
تمام مسائل فوق باعث میشوند که شرکت مذکور در کوران مکاتبات سطح بالا، تنظیم قراردادهای حساس، امور مربوط به ایمیلها و بسیاری مکاتبات و اسناد دیگر، نیاز به یک سیستم مرکزی و مدون در رابطه با کنترل همهجانبهی تمامی اسناد داشته باشد.
به گفتهی مسئولان این شرکت، در این مورد، نیاز به یک راهحلِ یکپارچه بهشدت احساس میشد و پس از بررسیهای بهعملآمده اقداماتی انجام گرفت که استفاده از پرونده های الکترونیکی مشاوره باعث شود که امنیت، سهولتِ استفاده، همکاری، ذخیرهسازی و ادغام با سایر سیستمهای کلیدیِ کسبوکارها در رابطه با مدیریت اسناد، تحقق یابد.
مدیر بخش اطلاعات و تکنولوژی این مؤسسه به نام «مورتن فالک» (Morten Falch) میگوید:
«راهحل بنیادیِ دیجیتالی درزمینهی مدیریت اسناد، قابلیتِ تطبیقپذیری، امنیت، سهولت استفاده، امکان همکاری و بایگانی صحیح را در برمیگیرد. استفاده از پرونده های الکترونیکی مشاوره در فضایی امن، امکان مدیریت جریان کاری را در مورد پیشینهی تکتک سندها بهطور کامل فراهم میکند.»
چالشهایی که شرکت سلمر در فقدان پرونده های الکترونیکی مشاوره با آنها روبرو بود
-
-
کنترل، جستجو، ذخیرهسازی و حفظ امنیت کامل اسناد دشوار بود
-
گسترش دامنهی فعالیت شرکت و افزایش حجم اسناد، مشکل فوق را در ابعادی وسیعتر، بخصوص در هنگام جستجو، به اشتراکگذاری و حفظ امنیت اسناد، تشدید میکرد
-
سیستم قدیمیِ شرکت، قابلیت انطباقپذیری با دیگر سیستمهای کلیدی را نداشت.
پیشرفتهای حاصل از بهکارگیری پرونده های الکترونیکی مشاوره در شرکت سلمر
-
-
امکان دسترسی و کنترل کامل کاربران و مشتریان در رابطه با پروندهها و برگههای موردنیاز
-
جلوگیری از ورود اطلاعات دوگانه و خطاهای داده و حفظ دسترسی به آخرین برگهها
-
قابلیت استفاده از پرونده های الکترونیکی مشاوره در دستگاههایی مانند گوشیهای هوشمند و…
-
افزایش بهرهوری و تسریع روند رشد شرکت.