تجربه‌ی شرکت Bromberg & Newman P.C Porzio

یکی از پرچالش‌ترین زمینه‌های کاری، مسائل و اختلافات حقوقی است. چگونگیِ از میان برداشتن خطرپذیری‌های این رشته با استفاده از سیستم پرونده‌ های الکترونیک، موضوع مقاله‌ی پیشِ رو را تشکیل می‌دهد. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

چرا مؤسسه‌ی حقوقی «پُرزیه» Porzio سیستم پرونده‌ های الکترونیک را انتخاب کرد؟

مؤسسه‌ی «پُرزیه برومبرگ و نیومن» Bromberg & Newman P.C.) (Porzio, یکی از مؤسسات حقوقی و دانشِ زندگی با طیف وسیعی از فعالیت‌های قضایی و کاری در «نیوجرسی» و شش نقطه‌ی دیگرِ آمریکا است. این شرکت ۳۳ مدیر و مدرس، ۸۰ وکیل و بیش از ۲۲۰ نفر کارکن دارد.

حیطه‌ی ارائه‌ی خدمات این شرکت از صنایع تا شرکت‌های مختلف و مسائل اشخاص حقیقی و حقوقی در مقام‌ها و مسئولیت‌های مختلف را در بر می‌گیرد.

مدیر اطلاعات و فناوری شرکت پُرزیه به نام «پائول سی. ویت‌کایند» (Paul C. Wittekind) می‌گوید:

«شرکت ما با استفاده از سیستم پرونده‌ های الکترونیک، تمامی اسناد و محتوای حقوقی خود را به شکلی تمرکزگرایانه سامان داده است.

اکنون در سیستم مرکزیِ پرونده‌ های الکترونیک، تمام اسناد که شامل همه‌ی ایمیل‌های ردوبدل شده با مؤسسه‌ی ما نیز می‌شود؛ کاملاً قابل‌دسترسیِ سریع است.

در حال حاضر، هر چیزی که در رابطه با اسناد و اطلاعات و محتوای حقوقی باشد؛ به‌طور قابل‌توجهی آسان‌تر، سریع‌تر و راحت‌تر انجام می‌شود؛ به‌عنوان‌مثال، اسناد و اطلاعاتِ مربوط به هریک از مشتریان ما در فایلی مشخص و طبقه‌بندی‌شده به‌صورت الکترونیکی موجود و مضبوط است و در هرلحظه و هر موقعیتِ حساسی می‌توان برای انجام امور مربوطه به‌راحتی، به‌تمامی آن اسناد و برگه‌ها دسترسی پیدا کرد.

چنین امکانی به معنای به صفر رسیدن خطر عدم دسترسی به یک برگه یا سند در لحظات حساس رسیدگی به پرونده‌های قضایی و سایر پرونده‌های مرتبط با شرکت ما است.»

چالش‌هایی که مؤسسه‌ی حقوقی «پرزیو» در فقدان سیستم پرونده‌ های الکترونیک با آن‌ها روبرو بود

• • تکثیر هر برگه یا سند باعث به وجود آمدن معضلِ حجم زیاد اسناد کاغذی می‌شد

• • با تکثیر اسناد در سیستم کاریِ قبلی، میزان ریسکِ صدمه دیدن، از دست رفتن یا افشا شدن اسناد بالاتر می‌رفت

• • دو معضل فوق، باعث پایین آمدن میزان بهره‌وری شرکت می‌شد

• • بدون استفاده از سیستم پرونده‌ های الکترونیک، مشتریان ما قادر به دستیابی به برگه‌ها و اسناد از طریق تلفن هوشمند خود نبودند و همین موضوع به تجربه‌ی کاربران در رابطه با شرکت آسیب می‌زد و هم باعث عدم کارایی خدمات‌دهی به مشتریان می‌شد.

• نبودن سیستم پرونده‌ های الکترونیک باعث صرف هزینه و وقت کارکنان فناوری و اطلاعات در خارج از ساعات کار اداری می‌شد.

دستاوردهای حاصل از به‌کارگیری سیستم پرونده‌ های الکترونیک در مؤسسه‌ی حقوقی «پورزیه»

• • برطرف شدن هرگونه ریسک در مورد تمامی محتویات اطلاعاتی و اسناد شرکت با احتساب ایمیل‌ها

• • حل معضل بهره‌وری پایینِ شرکت

• • تأمین دسترسیِ از راه دور به اسناد و برگه‌های مورد لزوم در زمان دلخواه

• • استفاده از تلفن هوشمند برای دستیابی به سندها و برگه‌های موردنیاز

• ایجاد هماهنگی در مورد دسترسی و کار با اسناد در تجهیزات گوناگون (کامپیوتر، گوشی هوشمند و …) شامل ایجاد، ویرایش، به اشتراک‌گذاری و تأمین امنیت.