تجربیات شرکت Hawksford
نقش اسناد الکترونیک تجاری پیوندی ذاتی با فاکتورهای دقت و سرعت عمل یعنی دو امتیاز بزرگ در بازار رقابتی امروز جهان دارد. در این مورد، نکتههایی کاربردی را از تجربهی شرکت «هوکسفورد» Hawksford میتوان آموخت. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
شرکت «هوکسفورد» Hawksford و استفاده از سیستم اسناد الکترونیک تجاری
شرکت هوکسفورد، خطمشی خود را در وبسایتش چنین تعریف میکند: «ما به تصمیمگیری و استفادهی بهتر از ثروت و توانایی مشتریان کمک میکنیم.» شرکتی مستقل که متخصص حفظ و افزایش ثروت در عرصههای تجاری است.
این شرکت در سال ۱۹۶۳ تأسیس شد و در مشاورهدهی و برنامهریزی برای انواع پروژهها در بیشتر نقاط جهان از آسیا تا اروپا فعالیت میکند. دفتر مرکزی آن در نزدیکی ساحل «نرماندی» فرانسه در «جِرزی» (Jersey) واقع است و مشتریانی از کسبوکارهای کوچک و بزرگ تا غولهای تجاری دارد.
مدیرعامل این شرکت به نام «مَتییو ویلکینسون» (MATTHEW WILKINSON) میگوید:
«مدیریت فرآیندهای کسبوکار یکپارچه، مدیریت اسناد، پست الکترونیک و فاکس، هماهنگیهای قانونی، بهبود برنامهریزی، بهبود بهرهوری و جریان کارها حتی از راه دور، با استفاده از سیستم اسناد الکترونیک تجاری امکانپذیر است.
سیستم اسناد الکترونیک تجاری این امکان را برای ما فراهم کرده است که رشد ما نیازمند استفاده از کارکنان اضافی نباشد؛ زیرا ما با این سیستم توانستیم بسیاری از اسناد زاید را حذف کرده و صرفهجویی بسیار زیادی در خروجی فیزیکی اسناد و اطلاعات را تحقق بخشیم.
اکنون تمامی کارکنان و کاربران ما میتوانند با استفاده از قابلیت قدرتمند جستجوی اسناد الکترونیک تجاری به سهولت و سرعتِ هرچه تمام به کپیهای الکترونیکی از قبیل صورتحساب مشتری و سایر اسناد دست پیدا کنند.»
اکنون در این شرکت، بهعنوان نمونه و تنها در یک مورد، ماهانه حدود ۱۷۰ هزار ایمیل بهراحتی بررسی، پروندهسازی، طبقهبندی و نگهداری میشوند و دستیابی به آنها در هر تاریخی بسیار ساده و سریع انجام میشود.
چالشهایی که شرکت هوکسفورد پیش از بهکارگیریِ اسناد الکترونیک تجاری با آنها روبرو بود
-
-
نیاز به افزایش بهرهوری شرکت بهشدت محسوس بود
-
-
-
استفاده از اسناد کاغذی در سطحی حجیم رواج داشت و باعث تکرار برخی از فرآیندهای کاری میشد
-
-
-
در برخی موارد نیاز به دورکاری وجود داشت
-
-
به خاطر دقیق نبودنِ چشمانداز حجم کاری از نظر حسابرسی، برنامهریزی برای پروژهها دشوار بود.
پیشرفتهای حاصل از بهکارگیری سیستم اسناد الکترونیک تجاری در شرکت هوکسفورد
-
-
استفاده از اسناد الکترونیک تجاری، گذار از اسناد کاغذی به دیجیتال را با سرعت محقق و شرایط دورکاری را نیز فراهم کرد. اکنون بسته به نوع و حجم کار، از دو ساعت تا دو روز، برگههای نهایی یا فاکتورها آماده میشوند
-
-
-
به خاطر دسترسی و نمایش بهتر اسناد و برگهها، برآورد حجم کاریِ پروژهها بسیار راحتتر است
-
-
امکان کنترل و ممیزیِ همهجانبهی کارهای موجود فراهم شده و هماهنگیهای سیستم اسناد الکترونیک تجاری، باعث کمک به ممیزان میشود.