اصول اولیه بایگانی تخصصی و عملی

بایگانی یا Archive به اسناد و مدارکی گویند که  از سوی دولت و یا یک سازمان، شرکت، موسسه و اداره به مدت دائم یا طولانی نگهداری می شود. این اسناد می توانند عمومی و یا تاریخی باشند. در اصطلاح علم اداری به  نگهداری ازاسناد و همچنین محل نگهداری از اسناد، بایگانی اطلاق می شود. به این ترتیب بایگانی تخصصی یکی از مهم ترین امور در ادارات دولتی و یا خصوصی است که اسناد و مدارک مهم را حفظ و نگهداری می کند.

به طور معمول اسناد در پوشه هایی نگهداری می شوند که خود شامل چندین زیر پوشه است. این پوشه ها ساختار فیزیکی بایگانی را مشخص می کنند. حفظ امنیت اطلاعات هر پوشه در بایگانی یکی از مهم ترین امور می باشد. امکان دسترسی سریع به اسناد درخواستی نیز از ملزومات هر بایگانی است. برای دستیابی به این مهم آموزش بایگانی تخصصی ضروری می نماید.

ساماندهی اسناد در بایگانی تخصصی

بدون تردید یک بایگانی تخصصی و با ساختاری منسجم، بیشترین تاثیر را در زمان و استفاده از آرشیو اطلاعاتی در هر سازمان دارد. زمان سرمایه ای برگشت ناپذیر است لذا صرف زمان طولانی برای جستجو در بایگانی به نوعی موجب از دست رفتن سرمایه و هدر دادن نیروی کار خواهد شد. بایگانی تخصصی به سه روش اصلی انجام می شود:

الف- بایگانی جاری: نگهداری اسناد و مدارک مختلف برای استفاده روزمره در هر سازمان را بایگانی جاری گویند. بدیهی است این بخش از فعال ترین قسمت ها در بایگانی محسوب می شود.

ب- بایگانی نیمه جاری: اسنادی که مورد استفاده روزمره و همیشگی در سازمان نیستند و مراجعه به آن ها به صورت دوره ای است در این بخش حفظ و نگهداری می شوند.

ج- بایگانی راکد: نگهداری اسناد راکد در این بایگانی صورت می گیرد. اسناد راکد، آن دسته از مدارک و اسناد مهمی هستند که در حال حاضر مورد استفاده قرار نمی گیرند. این اسناد در انواع کمدهای ریلی و قسمت های دور از دسترس بایگانی نگهداری می شوند.

وظایف اصلی واحد بایگانی تخصصی

بایگانی تخصصی از بخش های مختلفی تشکیل شده و در هر بخش افراد حرفه ای و با تجربه فعالیت دارند. به طور خلاصه عمده ترین وظایف کارکنان در بایگانی تخصصی عبارت است از:

• کنترل نامه های اداری و ثبت نامه ها در دفتر بایگانی یا سیستم رایانه ای بایگانی

• کدگذاری بر روی پرونده ها و طبقه بندی بر اساس کد برای سیستم رایانه ای بایگانی

• جستجوی پوشه ها در دفاتر بایگانی و سیستم رایانه ای

• تحویل نامه ها و پرونده ها از دبیرخانه و کنترل شماره صادره

• کنترل استعلام ها و قرار دادن در پرونده

• ویرایش بایگانی، تعویض زونکن های فرسوده و پشت نویسی پرونده ها

• تشکیل پرونده