استفاده از بهترین نرم‌ افزار مدیریت اسناد می‌ تواند زندگی کاری شما را بهبود ببخشد.

استفاده از بهترین نرم‌ افزار مدیریت اسناد می‌تواند تأثیر قابل توجهی روی زندگی کاری شما داشته باشد. اگر شما هم ۴۰ ساعت در هفته زمان خود را در محیط کار سپری کنید، یعنی بخش عمده‌ای از کل عمر شما را زندگی کاری تشکیل می‌دهد.

اجازه بدهید بیشتر توضیح بدهم.

آیا تا به حال شده که مشتری را منتظر بگذارید و سرآسیمه همه‌ی کشوها و زونکن‌ها را برای پیدا کردن یک قرار داد زیر و رو کنید؟

یا شاید نیاز است تا گزارش مهمی را که قبلاً بایگانی کرده بودید به رئیس خود ارائه دهید و حالا رئیس پشت سر شما ایستاده و در حال نظاره کردن شماست که دارید برای پیدا کردن گزارش از بین به‌هم‌ریختگی زونکن‌ها تلاش می‌کنید.

این جستجوها نشانه‌ی بی‌نظمی یا کند بودن شما نیست، بلکه به خوبی روشن می‌کند که سیستم آرشیو شما کند و قدیمی شده است.

حتی زمان گذاشتن برای سروسامان دادن به زونکن‌ها  نیز بهینه نیست و با این کار، زمانِ چندین نفر از جمله خودتان، را هدر می‌دهید.

بهترین نرم‌ افزار مدیریت اسناد هیچ‌گاه پرسنل را در چنین شرایطی قرار نمی‌دهند.

روش ساده‌تری وجود دارد که با استفاده از آن بتوانید با رئیس، مشتری‌ها و خودتان رابطه‌ی بهتری داشته باشید. زمانی که پرسنل اداره را به مقصد خانه ترک می‌کنند باید احساس خوبی از زمان سپری کرده در شرکت داشته باشند، نه اینکه اعصابشان به خاطر به‌هم‌ریختگی و قدیمی بودن سیستم آرشیو اسناد خورد باشد.

اما راه‌حل کاملاً مشهود است، بهترین نرم‌ افزار مدیریت اسناد می‌تواند زونکن‌ها و اسناد شما را گرفته به صورت دیجیتالی آنها را مرتب کند تا دیگر هیچ‌وقت نگران گم شدن اسناد خود یا سپری کردن زمان زیاد برای پیدا کردن آنها نباشید.

نرم‌ افزار مدیریت اسناد چطور از اتلاف وقت شما جلوگیری می‌کنند؟

• ویژگی‌های جستجو و ذخیره

زمانی که سندی را وارد سیستم دیجیتالی می‌کنید، دیگر نیازی نیست تا ساعت‌ها برای پیدا کردن آن زمان صرف کنید.

حتی اگر به صورت الکترونیکی آن را در دسته‌بندی اشتباه قرار دهید، باز هم ابزار جستجو به شما این امکان را می‌دهد تا با وارد کردن چند کلمه‌ و چند کلیک ساده، سند مورد نظر را پیدا کنید.

فقط کافی است تا کلمه‌ی کلیدی سند را تایپ کنید تا تمام اسناد مربوطه نمایش داده شوند. به محض اینکه اسناد خود را وارد سیستم کنید، فناوری OCR آنها را اسکن می‌کند تا آنها را به متن قابل خواندن و جستجو برای رایانه تبدیل کند.

این سیستم موجب می‌شود که در زمان شما برای پیدا کردن اسناد صرفه‌جویی شود؛ به ویژه اگر رئیس پشت سر شما ایستاده است، باید در نظر او مرتب و بهینه باشید.

• سازماندهی

سازماندهی و نظم موجب افزایش بازدهی می‌شوند. زمانی که اسناد کاغذی و شلوغی‌های مربوط به آنها با استفاده از سیستم مدیریت اسناد از نظر شما پنهان باشند، می‌توانید با تمرکز بیشتری به سایر جنبه‌های شغلی بپردازید.

لازم نیست زمانی که مشتری وارد اتاق می‎شود و فرم خاصی را درخواست می‎کند، نگران پیدا کردن آن باشید. سیستم مدیریت اسناد، تمامی اطلاعات را تقریباً مانند روش قدیمی شما (اما با بهینگی بالاتری) سازماندهی کرده است.

شما فقط باید دسته‌بندی‌ها و محل ذخیره‌ی اسناد را مشخص کنید اما دیگر نیازی نیست تا برای پیدا کردن آنها تلاش زیادی انجام دهید.

این نکته‌ی مهمی است. زمانی که اسناد و پوشه‌ها را وارد نرم‌افزار مدیریت اسناد می‌کنید، تا زمانی که پلتفرم آرشیو را باز نکنید، اسناد را نخواهید دید.

این امر باعث می‌شود که حتی رایانه‌ی شما هم منظم و مرتب بماند. این حالت آرشیو کردن با حالتی که همه چیز روی دسکتاپ ذخیره شوند خیلی متفاوت است!

در نرم‌افزارهای مدیریت اسناد، دسترسی و ایجاد دسته‌بندی‌های مختلف فقط به چند کلیک ساده نیاز دارد.

در ضمن، وصل شدن بعضی از این نرم‌افزارها به فضای ذخیره‌سازی ابری موجب می‌شود که هیچ سندی در رایانه ذخیره نشود و بدین ترتیب فضای رایانه نیز اشغال نخواهد شد، به علاوه‌ی اینکه ذخیره‌ی اسناد در فضای ابری مزایای بسیار زیادی دارد.

• زمان آن فرا رسیده که به جلو حرکت کنیم

بر اساس پژوهش سایت AIIM،سی و یک درصد از پرسنل می‌گویند که در کارهای دفتری آنها بیش از حد از کاغذ استفاده می‌شود. علاوه‌براین، ۴۰ درصد از پرسنل اعلام کرده‌اند که پیش‌فاکتورهای ارسال شده برای آنها به صورت دیجیتالی تحویل گرفته می‌شود اما همچنان نیاز دارند که آن را پرینت بگیرند.

این امر یعنی یک مرحله‌ی اضافه وجود دارد که باعث می‌شود ده‌ها مرحله‌ی دیگر به کار اضافه شود. اگر پرسنل بتوانند مشکل را در مبدأ حل کنند، در هر هفته چندین ساعت در زمان خود صرفه‌جویی خواهند کرد و می‌توانند این زمان را صرف تمرکز روی مسائل دیگر کنند.

زمان آن فرا رسیده که وارد عرصه‌ی دیجیتال شده و با انبوه کاغذهای انباشته شده در دفتر خداحافظی کنید. با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت اسناد در زمان پرسنل صرفه‌جویی کرده و بازدهی کار را افزایش دهید.

اداره‌ای سیار

• اسناد در تمام طول روز و در همه‌ی روزها کنار شما هستند

بهترین نرم‌افزار‌های مدیریت اسناد این قابلیت را به شما می‌دهند که از هر مکان و در هر زمانی به اسناد خود دسترسی داشته باشید. با توجه به امکانات تعبیه شده، هر جایی که به اینترنت دسترسی داشته باشید تبدیل به دفتر کار شما خواهد شد و به راحتی می‌توانید از طریق گوشی هوشمند یا لپ‌تاپ تمامی اسناد را کنترل کنید.

اگر در خانه‌اید و به سندی نیاز پیدا می‌کنید، فقط کافی است از طریق رایانه یا گوشی خود به سیستم مدیریت اسناد متصل شوید و به سرعت کار خود را انجام دهید.

یکی دیگر از مزیت‌های نرم‌ افزار مدیریت اسناد نسبت به سیستم سنتی این است که وقتی در سیستم سنتی سندی را از داخل یک کشو برمی‌دارید، شاید بعداً فراموش کنید که آن را از کجا برداشته‌اید و درنتیجه، سند در شلوغی کشو گم شود اما در سیستم دیجیتالی چنین احتمالی وجود ندارد. از طرف دیگر، سیستم دیجیتالی شما را مطمئن می‌کند که هیچ‌گاه سندی را روی میز جا نمی‌گذارید. جا گذاشتن اسناد روی میز یکی از شایع‌ترین دلایل برای نشت کردن اطلاعات سری است. ممکن است زمانی که سندی را روی میز جا گذاشته‌اید، یکی دیگر از پرسنل یا یکی از میهمان‌ها به طور اتفاقی آن را بخواند یا در حالت بدتر از روی آن عکس بگیرد؛ این مسئله برای هر شرکتی گران تمام می‌شود.

– مشکلات دقیقه ۹۰ دیگر مطرح نیستند

قابلیت دسترسی به اسناد از راه دور باعث می‌شود که کارهای دقیقه ۹۰ دردسر بزرگی برای شما به وجود نیاورند. یا فرض کنید که قبل از ترک اداره باید سندی را که مربوط به یکی از مشتری‌ها بوده برمی‌داشتید اما یادتان رفته، فقط کافی است تا از راه دور وارد سیستم شوید و سند مورد نظر را برای هر کسی که تمایل دارید ارسال کنید. مطمئن باشید که خواب خیلی راحت‌تری خواهید داشت.

– پژوهش‌های انجام شده حاکی از آن است که ۷۸ درصد از کارکنان امروزه ترجیح می‌دهند از تجهیزات قابل حمل استفاده کنند.

فناوری‌های مختلف با سرعت بسیار شگفت‌انگیزی در حال پیشرفت هستند. و مفهوم دورکاری نیز اخیرا بسیار مورد توجه قرار گرفته است. نرم‌ افزار مدیریت اسناد این قابلیت را به شما می‌دهد که یک قدم در این زمینه به جلو بردارید و حجم روزافزون اطلاعات را راحت‌تر کنترل کنید.

– استفاده از OCR

فناوری OCR قابلیت تشخیص متن از عکس را برای شما فراهم می‌کند. با استفاده از این فناوری می‌توانید اسناد را اسکن کرده و متون موجود در آنها را برای رایانه قابل خواندن کنید. این روشی بسیار سریع و بهینه برای دیجیتالی کردن اطلاعات به حساب می‌آید زیرا فراداده‌هایی را از اسناد استخراج کرده و قابلیت جستجو در متن را برای شما فراهم می‌کند.

سرعت بالای تبدیل فایل‌ها در این فناوری باعث صرفه‌جویی قابل توجه در زمان شما می‌شود.

– در زمان و پول خود صرفه‌جویی کنید

بهترین نرم‌افزار‌های مدیریت اسناد نه تنها باعث صرفه‌جویی در زمان شما می‌شوند، بلکه هزینه‌های شما را نیز پایین‌تر می‌آورند. همیشه گفته‌اند وقت طلاست. هر کسب‌وکاری بر اساس درآمد و هزینه‌های خود به موفقیت می‌رسد اما شما احتمالاً سالانه مبلغ قابل توجهی را صرف خرید کاغذ و مواد پرینتر می‌کنید. بر اساس مطالعه‌ای که توسط  InformITانجام شده، هر یک از پرسنل به طور متوسط ۱۰ هزار برگه کاغذ در طول یک سال مصرف می‌کنند. این مقدار کاغذ معادل حدود ۸۰ دلار برای هر نفر می‌شود.

در نظر داشته باشید که این هزینه فقط مربوط به کاغذ است و سایر هزینه‌ها مانند پرینتر، خودکار، جوهر و غیره را در نظر نگرفته است.

– درصد شرکت‌هایی که کاغذ را از چرخه‌ی کاری خود حذف کرده‌اند از ۹ درصد به ۱۶ درصد در سال ۲۰۱۵ رسید. با اینکه این روند خیلی شگفت‌انگیز نیست اما به هر حال حکایت از رشد دارد. کم کم کسب‌وکارهای مختلف متوجه می‌شوند که دیجیتالی کردن اسناد چه مزیت‌هایی دارد و به سمت اجرای حداکثری آن حرکت خواهند کرد.

همه دوست دارند که وقتی بعدازظهر به خانه برمی‌گردند هیچگونه استرس مضاعف کاری نداشته باشند، و سیستم مدیریت اسناد هم می‌تواند بخشی از استرس شما را کاهش دهد.

همچنین، با حذف کاغذبازی‌ها، بسیاری از رفت‌وآمدهای روزمره حذف شده و درنهایت صرفه‌جویی قابل توجهی در زمان شما روی می‌دهد.

اگر شما هم از کمبود زمان شکایت دارید و همیشه آرزو می‌کنید که زمان بیشتری برای انجام کارهای مورد علاقه خود داشته باشید، توصیه این است که به دنیای دیجیتال ورود کنید و سرعت و بهینگی خود را افزایش دهید.