و اداری، مستندات و مدارک را به عنوان بخشی از تاریخچه و اعتبار سازمان نگهداری می کنند.
این شیوه مکانیزه جستجوی مدارک از بین انبوهی از اسناد ، به سادگی امکان پذیر است.دسترسی به اسناد از داخل و یا خارج از سازمان تحت وب، محدود کردن سطح دسترسی توسط مدیر، ایجاد طبقه بندی های مشخص و کدگذاری شده، اسکن دیجیتالی اسناد مهم از مواردی است که موجب برتری مدیریت الکترونیکی اسناد شده است.