آشنایی با سیستم آرشیو دیجیتال در اتوماسیون اداری

ذخیره، نگهداری و مدیریت منابع دیجیتال یکی از مدرن ترین شیوه های مدیریت الکترونیک اسناد است. آرشیو دیجیتال با استفاده از نرم افزارهای پیشرفته، مدرن و کارآمد بهترین پیشنهاد برای حفظ اسناد مهم است. آرشیو دیجیتال نوعی صرفه جویی در هزینه های سازمان و خرید کاغذ است که امنیت اطلاعات حیاتی را بر عهده دارد. سازمان ها، مراکز اسناد، کتابخانه ها و مراکز دولتی می توانند به همراه نگهداری اصل منابع، آرشیو دیجیتال را نیز در شبکه ایجاد کنند.

اولویت این امر به دو دلیل عمده است:

الف- گران بها و با ارزش بودن برخی اسناد

به منظور حفظ اسناد مهم و با ارزش، بهتر است محدودیت هایی در استفاده ایجاد شود. فرم رایانه ای اسناد، شیوه ای است که بدون آسیب به اصل سند، امکان استفاده از آن را میسر می کند. کتابخانه های مجهز به آرشیو دیجیتال می توانند کتابهای با ارزش و نسخه های دست نویس را به اسناد الکترونیک کرده و فایل را در اختیار علاقه مندان قرار دهند.

ب-دسترسی به اسناد از راه دور

اینترنت بستر مناسبی برای مدیریت اسناد الکترونیک است که دسترسی به آرشیو دیجیتال را به راحتی امکان پذیر می کند. امکان مدیریت اسناد، سهولت استفاده و جستجو، دسترسی به منابع در هر زمان، ایجاد محدودیت دسترسی برای کاربران و بسیاری از موارد از طریق اینترنت انجام می شود. به این ترتیب محدودیتی برای مدیریت اسناد از لحاظ زمانی و مکانی وجود ندارد.

هیچ محدودیتی برای محتوای دیجیتال وجود ندارد. در سیستم آرشیو دیجیتال امکان نگهداری  محتوای متنی، تصویری و فیلم به شکل فایل رایانه ای موجود است. کاربرانی که اجازه دسترسی به سیستم آرشیو دیجیتال را دارند می توانند بر اساس عنوان، شرح، کد، تاریخ و دیگر مولفه های تعریف شده به اسناد دسترسی داشته باشند.

ویژگی های سیستم آرشیو دیجیتال

• حفظ و بازیابی اسناد مهم بایگانی

• ذخیره و بایگانی منابع  دیجیتال

• Taxonomy و طبقه بندی اسناد دیجیتال

• جستجوی اسناد و نمایش درختی

• امنیت اسناد دیجیتال در اینترنت

• سهولت دسترسی تحت وب

• سهولت مدیریت الکترونیکی اسناد

• پشتیبان گیری روزانه از آرشیو

• امکان طبقه بندی بر اساس موضوع، کلید واژه ها یا تاریخ

• Document Imaging و تکنولوژی اسکن اسناد

• کنترل کیفیت اسکن و نمایه سازی

• امکان ذخیره فرم های مختلف متن، تصویر، فیلم و غیره به صورت فایل رایانه ای

• امکان افزودن یادداشت و ویرایش فایل های رایانه ای

• استفاده از سیستم کدینگ پیشرفته برای شماره‌گذاری منابع دیجیتال