در یک سازمان بدون کاغذ (Paperless organization)، با استفاده از مدیریت و آرشیو الکترونیکی اسناد، صحت، سرعت و امنیت سندها و نیز شیوه‌ی عمل کارکنان، بهبود چشمگیری می‌یابد. در این مقاله، اشاره‌ای داریم به جزئیات این موارد. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
آرشیو الکترونیکی اسناد و سازمان بدون کاغذ، چه فوایدی دارند؟
-
سرمایه‌گذاری برای خرید کامل دستگاه‌های آرشیو الکترونیکی اسناد می‌تواند به دلیل گران‌قیمت بودن مقدور نباشد و یا در کل، برای بسیاری از شرکت‌ها به‌اصطلاح، صرف نکند؛ لذا استفاده از خدمات شرکت‌های متخصص برای آرشیو الکترونیکی اسناد پیشنهاد می‌گردد.
-
محدودیت‌های دسترسی به اسناد کاغذی با اجرای آرشیو الکترونیکی اسناد به‌طورکلی حل خواهد شد.
-
محافظت از اسناد کاغذی یا تهیه‌ی رونوشت از آن‌ها به‌عنوان پشتیبان، به زمان و هزینه‌ی زیادی احتیاج دارد و به‌هرحال اسناد کاغذی در مقابل حوادثی با عامل طبیعی یا انسانی ایمن نیستند؛ تمامی این مشکلات با ایجاد آرشیو اسناد الکترونیکی با هزینه‌ای بسیار کم‌تر و با سرعت دستیابی بیش‌تر به اطلاعات و امنیت کامل، قابل‌حل هستند
-
ظرفیت آرشیو الکترونیک اسناد می‌تواند بسیار زیاد باشد و در این زمینه نیز به‌هیچ‌عنوان با ظرفیت سازمان‌هایی که از گردش کار متکی به کاغذ استفاده می‌کنند قابل‌مقایسه نیست.
-
افزایش بهره‌وری کارکنان، راحتی بیش‌تر گردش کار، خلاصه‌سازی جریان گردش اسناد، ارسال اعلان‌ها و صورتحساب‌های مختلف مالی و نیز استفاده از امضای دیجیتالی، همه و همه به کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در زمانِ کارکنان در یک سازمان بدون کاغذ، منجر می‌شود.
نکته‌های مهمی که در ایجاد یک سازمان بدون کاغذ مطرح است و در اکثر موارد، شرکت‌ها و مؤسسات مختلف بدون توجه کافی به آن‌ها اقدام به آرشیو الکترونیک اسناد می‌کنند را نیز نباید ازنظر دور داشت. در رَوند رسیدن به یک سازمان بدون کاغذ و پس‌ازآن، باید این موارد را نیز در نظر گرفت:
-
در جریان ایجاد سازمان بدون کاغذ، باید فرهنگِ کار سازمان و برخی عادت‌های کاریِ کارکنان تغییر یابد، البته این کار، یک‌شبه قابل انجام نیست و لازم است به‌مرور انجام شود.
-
پس از ایجاد آرشیو الکترونیکی اسناد، در صورت عدم منع قانونی، نیازی به نگهداری اسناد کاغذی قبلی نیست.
-
پس از ایجاد آرشیو الکترونیکی اسناد، ادامه‌ی گاه‌گدارِ گردش کارِ متکی به کاغذ، صحیح نیست.